gestionnaire de l'offre de formation -scolarité UNIVERSITE DE LILLE

Polytech Lille est l'Ecole d'ingénieurs de l'Université de Lille. Accueillant plus de deux mille élèves et étudiants, l'offre de formation

de l'Ecole compte neuf spécialités d'ingénieurs, une licence, le parcours PeiP, trois masters, un DU et un Mastère spécialisé.

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service scolarité et l'autorité fonctionnelle du directeur du département de formation (trois années de formation en cycle ingénieur), l'agent assure l'accueil du secrétariat et la gestion pédagogique qui lui sont confiés.

Le service scolarité est composé de 10 postes d'assistantes pédagogiques.

Activités principales

1.Accueil physique et téléphonique : Recevoir, orienter et informer les étudiants, les enseignants et tout autre interlocuteur interne ou externe

2. Gestion pédagogique : en lien étroit avec les enseignants et la responsable du service, assurer le suivi des inscriptions et des dossiers pédagogiques, participer à la préparation des jurys, délivrer les relevés de notes et les attestations de réussite, établir les conventions de stage

3. Gestion budgétaire : établir les bons de commande d'achat et les ordres de mission des enseignants et étudiants

4. Gestion administrative : assurer le planning des réunions, rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes-rendus et de manière plus large, assurer la gestion et le suivi administratif des activités du secrétariat

5. Participation à la vie de l'école : Assister aux pré-rentrées et aux évènements organisés par l'école, participer à la préparation et aux déroulés des salons étudiants et de la Journée Portes Ouvertes,

Les activités évolueront dans le cadre du projet de service en cours.

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Milieu universitaire : connaissances du fonctionnement et de l'organisation de l'Université de Lille

Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux étudiants, des diplômes délivrés, des règles relatives à la scolarité des étudiants

Poste de travail : maîtrise des techniques de secrétariat et du travail administratif

Savoir faire opérationnels

Savoir maîtriser les logiciels courants de bureautique

Savoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et communs à l'ensemble des structures de l'Université (plateformes, applications)

Disposer d'un niveau d'orthographe correct

Avoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagé

Faire preuve d'aisance à l'oral et savoir gérer les interactions

Savoir faire comportementaux

La manière de servir doit refléter :

une capacité d'adaptation et une aptitude au changement

un sens de l'initiative et une autonomie dans ses activités

une envie de travailler en équipe

un respect des règles collectives de travail et de la hiérarchie

un investissement sur son poste de travail et de la disponibilité

Domaines de formation et expériences souhaitables

Accueil du public

secrétariat

organisation administrative

Conditions particulières d'exercice

Présence attendue lors des temps forts du calendrier universitaire (pré-rentrées, examens, jurys)

Participation à des salons, journées portes ouverte, évènements organisés au sein de l'école

Congés annuels à prendre pendant les vacances des étudiants

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.