Secrétaire pédagogique département MMI (H/F) Université de Toulon

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) au sein du département Métiers du Multimédia et de l'Internet (MMI) de l'IUT - Poste temporaire ouvert dans le cadre d'un CDD, à temps incomplet (50%).

Au sein d'une équipe de 3 personnes, le secrétaire pédagogique apportera un renfort aux missions du pôle secrétariat de département dans les activités suivantes :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance au sein du pôle secrétariat du département MMI de l'IUT;

• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants;

• Gérer les conventions de stages des étudiants en fonction du calendrier des stages;

• Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants en Alternance et le suivi des pénalités d'absence;

• Saisir les notes, éditer les PV de jurys;

• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes;

• Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions;

• Réceptionner les commandes de fournitures, et assurer une assistance aux enseignants et vacataires;

• Assurer un appui à l'évènementiel si nécessaire.

Contraintes particulières :

Pics d'activité prévisibles et réguliers et accueil des étudiants

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : IUT - Département MMI - Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 761,82 €

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Une connaissance du monde de l'enseignement supérieur et des applications métiers utilisées seraient un plus (Apogée, Hyperplanning).

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat;

• Fonctionnement administratif universitaire;

• Réglementation encadrant la scolarité d'un étudiant (examens, stages, jury);

• Organisation et missions d'un EPSCP.

Compétences opérationnelles :

• Accueillir les populations concernées;

• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation;

• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office);

• Utiliser les logiciels métiers Apogée et Hyperplanning;

• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, MOODLE)

• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information;

• Travailler en équipe;

• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie.

Compétences comportementales :

• Rigueur;

• Autonomie;

• Disponibilité.

Date limite de candidature : 03/10/2024

Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations.

Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».