Directrice Générale ou Directeur Général des Services AMUE

1. Apporter un support stratégique et opérationnel dans la définition des politiques et dans leurs conditions de mise en œuvre.

Accompagner, piloter, structurer et formaliser l'orientation

• Recenser les objectifs et les priorités

• Animer les réunions, groupes de travail avec les représentants des personnels et les membres du comité de direction

• Élaborer la stratégie de la DGS en lien avec les orientations du contrat quinquennal, participer à sa rédaction

• Assister l'équipe de direction dans sa prise de décision de mesures RH, financière, juridique, immobilière et informatique

• Piloter des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure

• Porter les projets transversaux d'ordre administratif : le déménagement des locaux, être interlocuteur de la MRPIE, apporter une expertise, suivre les marchés publics, prestataires, analyser la soutenabilité financière du projet

• Animer et organiser le dialogue social

• Instruire les dossiers aux différentes instances (CA, AG, CSA)

• Concevoir et mettre en place des indicateurs de pilotage et d'aide à la décision

• Programmer le budget de l'agence conformément aux priorités définies, analyser la soutenabilité budgétaire pluriannuelle

• Définir des tableaux de bord d'aide à la décision (performances, analytiques, contrôle interne budgétaire)

• Optimiser les process internes en répondant au triptyque qualité/coût/délai

Garantir la mise en œuvre des décisions prises par la gouvernance

• Impulser auprès des services la formalisation des décisions liées aux projets

• Contrôler l'exécution réglementaire

• Diagnostiquer les besoins et les ressources actuelles et futures en termes d'emplois et de compétences de l'établissement

• Développer les outils et les méthodes de gestion administrative

• Définir le contrôle interne au sein de l'agence en formalisant les comités stratégiques et décisions, suivre l'évolution des risques et la mise en place des plans d'action qui en découlent

2. Superviser et coordonner les moyens généraux de l'agence : humains, financiers, juridique, informatique immobilier et logistique.

Coordonner et suivre l'ensemble des actions confiées aux équipes

• Conduire des espaces d'échanges collectifs avec les managers/les représentants du personnel

• Définir et coordonner des objectifs individuels/collectifs, mettre en place des indicateurs, évaluer les résultats

• Conseiller les managers de son équipe

• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets

• Accompagner les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles

Garantir la bonne gestion des ressources administratives

• Superviser l'organisation interne des services généraux et l'adapter aux besoins

• Assurer l'encadrement bienveillant des services généraux, animer, définir et suivre les objectifs

• Professionnaliser les services

• Optimiser les procédures

• Garantir la conformité de la qualité de l'exécution budgétaire par rapport aux orientations définies

• Élaborer, exécuter et évaluer la stratégie budgétaire et financière de l'établissement (évolution du modèle économique, soutenabilité des projets…) et conseiller le directeur dans le domaine de la stratégie budgétaire

• Analyser et traduire à l'Amue les conséquences de l'évolution de la réglementation comptable et financière

• Élaborer et suivre l'exécution du budget ressources humaines et contribuer au suivi de la masse salariale et des emplois

• Diffuser et consolider la comptabilité analytique

• Impulser les projets de modernisation permettant l'optimisation des moyens généraux

• Coordonner les services et assurer la cohésion

• Répondre aux demandes et enquêtes des tutelles en matière financière

• Veille juridique

Activités spécifiques : Assurer le management, définir les objectifs et le suivi de proximité des responsables de la DGS (ressources humaines, finances et qualité, immobilier, logistique et développement durable, aide au pilotage, informatique et numérique, affaires juridiques et marchés publics, contrôle interne).

Connaissances

Connaissance des techniques de communication et négociation

Connaissance des fonctionnements des assemblées délibérantes

Connaissance des enjeux, évolutions et cadre réglementaire dans le domaine des ressources humaines

Connaissance des méthodes de managements opérationnels et participatifs

Connaissances des finances publiques et règles budgétaires (GBCP)

Connaissance du droit public et des modalités d'application du code de la commande publique

Connaissance du fonctionnement des administrations publiques

Compétences opérationnelles

Savoir conduire, sous l'autorité du directeur, une stratégie visant à l'efficacité des actions

Savoir mettre en place et faire appliquer les procédures administratives

Savoir analyser l'incidence des évolutions (politiques, juridiques …)

Savoir adapter les services à la charge réelle de travail

Savoir conseiller les services dans la sécurisation des actes administratifs

Savoir développer une culture de service public

Savoir concevoir une organisation interne

Savoir contrôler la légalité des actes administratifs

Savoir faire adhérer les services internes à un projet global

Méthodologie de conduite de projet

Capacité de conceptualisation

Capacité à développer une vision stratégique

Maitrise des techniques de management et d'animation des équipes

Savoir élaborer une stratégie financière

Savoir développer et entretenir des réseaux professionnels.

Expérience d'encadrement et d'animation une équipe

Compétences comportementales

Rigueur / Fiabilité

Savoir prendre position

Être disponible

Aisance dans la communication, sens relationnel

Savoir gérer les conflits

Gestion du stress

Évaluer des compétences et détecter des potentiels

Qualité rédactionnelle et de synthèse

Localisation

Le poste est basé à Paris, des déplacements à Montpellier sont à prévoir.

Avantages

• Aménagement possible du temps de travail (possibilité sur 4,5 jours sous conditions)

• Titres repas

• Pc portable

• Télétravail : jusqu'à 3 jours par semaine

• Comité d'entreprise

• Mutuelle : prise en charge jusqu'à 15€ par mois sous réserve des justificatifs

Statut

Fonctionnaire : en situation de détachement ou de mise à disposition

Contractuel de droit public CDD de 3 ans renouvelable une fois puis reconduction possible sur un CDI

Salaire

Entre 50 000 € et 65 000 € par an.

L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres, établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et de leur pilotage, et facilitent ainsi l'exercice de leurs missions.

Membre de la gouvernance (CSA, Comité stratégique et de prospective, comité de direction restreint et élargi, différents copils) et placée sous la responsabilité directe du directeur de l'Amue, la directrice générale ou le directeur général des services (DGS) joue un rôle stratégique pour l'Amue. Elle ou il participe à la définition et les orientations politiques de l'Agence et, contribue à la mise en œuvre de la stratégie.

Elle ou il se charge de dossiers transversaux et, à ce titre, se doit de proposer, de mettre en œuvre et d'évaluer les orientations et les décisions prises dans les domaines de compétence des services administratifs et techniques.

La ou le DGS joue un rôle de conseil, d'expertise et d'aide à la décision. Elle ou il est un soutien au directeur de l'agence et, à ce titre, doit lui rendre compte des activités réalisées ou envisagées. Elle ou il participe à la conception de la politique et des objectifs de la structure, impulse les projets de l'établissement.

Elle ou il supervise étroitement, à travers l'encadrement et la définition des objectifs, les six services suivants : finances et qualité, ressources humaines, juridique et marchés publics, informatique, immobilier et développement durable et aide au pilotage. Elle ou il assure également la supervision du contrôle interne incluant la dimension du contrôle interne budgétaire.