Directeur administratif de la Direction de la formation doctorale F/H Université Aix-Marseille

Au sein de la Direction de la formation doctorale (DFD), le directeur administratif aura pour mission d'assister la Direction du Collège doctoral, (fonction qui s'ajoute à une Vice-présidence déléguée en charge de la formation doctorale), en mettant en œuvre l'ensemble des orientations définies par l'établissement en matière de formation doctorale.

Les missions de la DFD sont de :

• Harmoniser les pratiques et le fonctionnement des écoles doctorales ;

• Coordonner la gestion administrative du doctorat et animer les réseaux des assistant-e-s d'école doctorale et des gestionnaires de scolarité en charge du doctorat ;

• Assurer la préparation, le suivi et le contrôle de l'exécution du budget de la formation doctorale ;

• Offrir aux doctorants une plate-forme lisible et efficace des formations interdisciplinaires et professionnalisantes ainsi qu'un accompagnement professionnel ;

• Mettre en place et assurer le suivi des indicateurs de pilotage de la formation doctorale ;

• Organiser et animer des événements et manifestations visant à la valorisation du doctorat ;

• Instruire les dossiers soumis pour avis ou décision au conseil du collège doctoral ;

• Préparer les bilans annuels présentés par la Direction du collège doctoral en Commission de la Recherche.

Activités principales :

Gestion administrative et juridique, affaires générales :

• Assurer la gestion de dossiers généraux, administratifs et juridiques : dossiers pour le Hcéres, rédaction ou relecture de conventions de partenariat nationales ou internationales, réponses à questionnaires, charte du doctorat, règlements intérieurs du collège doctoral et des écoles doctorales, nomination des directrices et directeurs ED, etc…

• Coordonner la gestion administrative du doctorat : élaborer des procédures harmonisées dans le respect de la règlementation en vigueur, en assurer la communication et la formation auprès des réseaux ;

• Assurer le recueil de données annuelles et pluriannuelles relatives à la formation doctorale ;

• Coordonner avec l'OVE les enquêtes annuelles de poursuite de carrière ministérielles (IPDOC) des docteurs diplômés d'AMU à 1 an, 3 ans et 5 ans et les enquêtes qualité de la formation doctorale auprès des doctorants et des encadrants ;

• Assurer la gestion des réunions mensuelles du collège doctoral : préparation, suivi, rédaction des PV etc.

• Assurer la veille juridique dans le domaine.

Encadrement/Animation :

• Assurer l'encadrement et l'animation des 13 personnels de la DFD (dont 5 en proximité, 8 à distance répartis sur 5 campus) ;

• Assurer l'animation et la coordination du réseau des 13 assistant(e)s d'écoles doctorales (dont 8 lui sont rattaché(e)s hiérarchiquement) ;

• Assurer l'animation et la coordination du réseau des scolarités administratives des doctorants au sein des composantes (18 personnes) ;

• Gestion et suivi des dossiers relatifs aux appels à projets (AAP) coordonnés au niveau du collège doctoral (EJD, AMU-AID, Handicap, Inter-ED, Partenariat International SHS) ;

• Assurer l'instruction des dossiers soumis pour avis ou décision au Conseil du collège doctoral ;

Accompagnement des doctorants :

• Suivre l'organisation de l'accompagnement des doctorants dans la réflexion sur leur parcours professionnel et la poursuite de leur carrière ;

• Suivre la mise en place et l'ingénierie pédagogique des formations transversales (interdisciplinaires et professionnalisantes) organisées et conduites au niveau de la DFD par la responsable adjointe en charge des formations transverses.

Gestion financière :

• Assurer la préparation, le suivi et le contrôle de l'exécution du budget de la formation doctorale (543,5K€) en relation avec la direction des affaires financières. Consolidation de la répartition budgétaire entre le collège doctoral, la DFD et les ED. Contrôle des documents mis à la signature de la Direction du Collège doctoral.

Activités de communication/événementiel.

Positionnement hiérarchique :

Le poste est placé sous l'autorité fonctionnelle de la Direction du Collège Doctoral et sous l'autorité hiérarchique de la Direction Générale adjointe des services en charge de la recherche et du développement.

Vous avez une expérience confirmée dans le domaine de la gestion de la recherche et des doctorants. Vous maîtrisez la réglementation afférente à la formation doctorale et connaissez l'organisation de la recherche.

De solides connaissances dans les domaines administratif, financier et juridique sont indispensables pour le poste. Vous avez également une bonne connaissance des universités et de leur environnement ainsi qu'une compréhension des enjeux actuels.
Votre expérience en management est reconnue, vous avez la capacité à fédérer, animer et à déléguer.

Enfin, votre aisance relationnelle, votre sens de la communication, votre esprit de synthèse et vos capacités d'analyse vous seront indispensable pour mener à bien cette mission. Vous maîtrisez également la langue anglaise, vous permettant d'évoluer dans un environnement international.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************