Directeur Administratif UFR ALLSH F/H Université Aix-Marseille

L'UFR ALLSH est constituée de 26 départements qui assurent la formation de 14500 étudiants. Elle regroupe 650 personnels enseignants et 140 personnels BIATSS.

Elle compte 15 unités de recherche (9 équipes d'accueil et 6 UMR) et deux Unités Mixtes de Service (UMS). Le budget de l'UFR ALLSH s'élève à environ 60 millions d'euros dont 58 millions d'euros en masse salariale.

La formation est assurée sur Aix-en-Provence, Marseille Saint Charles et Arles.

Le Directeur administratif/la directrice administrative travaille avec les services centraux et communs, (DGS, DCP, DRH, DIRNUM, DAJI, DRI, DPMSE, DEPIL, DEVE, DRV, DIRCOM …).

Aux côtés du Doyen de la Faculté ALLSH, le Directeur administratif/la Directrice administrative encadre directement le Directeur administratif/la Directrice administrative adjoint-e (cat. A) et les responsables de service de l'UFR. Il supervise l'activité des services de l'UFR (23 cat A, 34 cat B, 83 cat C) sur Aix-en Provence, Marseille et Arles.

Missions :

Sous l'autorité du Doyen, le Directeur administratif assure la gestion, la coordination et le pilotage administratif et budgétaire de la composante.

Il participe à la mise en œuvre des orientations et objectifs de l'établissement à l'échelle de la composante dans le cadre de la politique de l'établissement, en relation avec l'université, ses structures de gouvernance et en lien avec la Direction Générale des Services.

A ce titre, vos activités et responsabilités se déclinent en 3 grands domaines : la gestion administrative, la gestion financière et l'encadrement de l'équipe administrative (gestion des ressources humaines) et vous serez amené à :

• Diriger, organiser et coordonner l'ensemble des services de l'UFR (logistique, maintenance, scolarité, formation continue, applications et données, examens)

• Participer à l'élaboration et mettre en œuvre les orientations stratégiques

• Veiller à la cohérence de l'organisation administrative avec l'organisation globale de l'université ; faire le lien avec les services centraux

Activités principales :

• Participer à la conception de la politique et des objectifs de la structure, impulser les projets de l'établissement et assurer leur mise en œuvre

• Diriger, coordonner et animer les services (scolarité, examens, formation continue, logistique, secrétariat général, etc.)

• Assurer une fonction de conseil auprès du Doyen et de son équipe et donc participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement de la Faculté et à la prise de décision de l'équipe de direction

• Planifier, piloter et contrôler la mise en œuvre des moyens au plan financier et humain

• Piloter des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure, suivre les audits réalisés dans la structure et assurer la mise en œuvre des recommandations, conduire une démarche qualité dans la structure

• Administrer les instances statutaires

• Piloter la communication de l'UFR

• Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, superviser la communication

• Evaluer et présenter le résultat des actions menées

• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets

• Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de l'UFR

• Être le référent contrôle interne de la direction de l'audit et du contrôle interne de l'université

• Gérer les dossiers sensibles et les situations de litige

Principaux domaines de compétence :

• Domaine règlementaire et statutaire :

Le Directeur Administratif veille à la régularité des actes, des décisions et des procédures dans les domaines administratif et financier de la composante.
Il participe avec l'équipe de direction à la préparation des ordres du jour des instances de l'UFR, dont le conseil de faculté. Il supervise la gestion du contentieux en lien avec la DAJI.

Négocier et établir les contrats et les conventions de la structure en liaison avec les partenaires et veiller à la valorisation des activités

Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires

• Gestion des Ressources humaines :

Le Directeur administratif participe au pilotage et à la mise en œuvre de la politique RH de l'Établissement en lien avec le Doyen de la Faculté, la DRH centrale et de campus et les responsables du service personnel.

Il participe à l'élaboration des demandes de moyens dans le cadre du dialogue annuel de gestion avec la gouvernance (conférence des moyens).

Il supervise l'évaluation annuelle des personnels et le suivi des carrières en lien avec la politique de gestion des compétences de l'établissement.

Il pilote les projets de réorganisation des services et le suivi de leur mise en œuvre

Il participe et assure le suivi des dossiers sensibles en lien avec la DRH et éventuellement le Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP) et la DAJI.

Il coordonne avec les responsables du service personnel l'ensemble des actes de gestion du personnel administratif (titulaires et non titulaires) : gestion du temps de travail, gestion de la carrière, liste d'aptitude et avancement, évaluation (dont formation) des personnels titulaires, contrats et fiches de poste pour le recrutement ponctuel de personnels non titulaires.

• Enseignement et Vie étudiante, Formation continue :

En collaboration avec le service de la scolarité et les bureaux d'appui à la pédagogie, le Directeur administratif assure la mise en œuvre des orientations et de la politique de formation spécifique à la Faculté.

Il assure également suivi des conventions Relations Internationales et des partenariats extérieurs, en lien avec la directrice adjointe Relations Internationales de l'UFR et la Direction des Relations Internationales (DRI), ainsi que le suivi des manifestations liées à la diffusion d'informations au public interne (étudiants) et externe (futurs étudiants) en lien avec le Service Universitaire d'Information et d'Orientation (SUIO).

Veiller à la qualité des dispositifs de réussite et d'insertion professionnelle des étudiants

Piloter la gestion des formations et de la scolarité

• Recherche :

Le Directeur administratif apporte un soutien auprès du vice-doyen Recherche dans les dossiers expertisés ou présentés par la Faculté, en lien avec la Fédération recherche Droits pouvoirs et sociétés et la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) et en ce qui concerne les dossiers relevant des compétences du Conseil Scientifique Restreint (en lien avec la DRH).

• Gestion matérielle financière et budgétaire - Locaux - Hygiène et Sécurité :

Le Directeur administratif élabore le budget de la composante, en collaboration avec le responsable du service financier, et contrôle son exécution (dont budgets rectificatifs) dans le respect des règles de la commande publique.

Il assure le contrôle et l'analyse des dépenses et des recettes, en lien avec les services financiers de la composante, l'Agence Comptable et la Direction de la Commande Publique (DCP).

Il supervise les projets immobiliers et la gestion du patrimoine et la Faculté, en lien avec la Directrice adjointe et la Direction de l'Exploitation, du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL).

En lien avec la DHSE, il met en place et contrôle l'application des règles en vigueur. Préparation des visites de la commission de sécurité.

• Contrôle de gestion / Contrôle interne :

Le Directeur administratif assure le contrôle interne, en collaboration avec la Direction du Pilotage et du contrôle de Gestion (DPCG) et de la Direction de l'Audit et du contrôle Interne (DACI), en fonction des demandes des directions, dans l'objectif d'améliorer la fiabilité et la qualité des informations remontées par la composante et d'optimiser les coûts.

Il effectue le suivi des indicateurs de performance définis par l'établissement et propres à la composante et des données statistiques et des tableaux de bord (RH, formation, financier, patrimoine) et veille à la mise en œuvre des actions associées.

• Communication interne et externe :

Le Directeur administratif veille à la mise en place et au développement des…

Connaissances et savoir-faire :

En matière de management :

• Savoir organiser et animer une équipe

• Savoir mettre en place des modalités de suivi des résultats

• Savoir élaborer des choix et planifier des actions, mener des projets

• Savoir gérer les urgences, arbitrer les priorités

• Savoir gérer des situations conflictuelles

• Savoir rendre compte au Directeur et à l'équipe de direction

• Savoir piloter des projets

En matière de gestion des ressources humaines :

• Maîtriser la réglementation, les procédures et les méthodes de la gestion des ressources humaines

• Connaître les différents statuts régissant les personnels de l'université (enseignants-chercheurs, personnels BIATSS, personnels contractuels, vacataires, etc.)

• Connaître les outils de gestion individuelle des emplois et des compétences

En matière juridique :

• Posséder de bonnes connaissances dans le domaine juridique (droit administratif), et plus particulièrement le droit des examens et concours

• Bien connaître l'organisation des structures de l'éducation nationale

• Maîtriser l'application d'un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion des EPSCP

• Connaître l'organisation, le fonctionnement et les circuits de décision de l'université

En matière budgétaire :

• Maîtriser la réglementation des finances publiques et les procédures et techniques budgétaires des EPSCP.

• Savoir définir des indicateurs pour le suivi et l'analyse du budget, élaborer et suivre des tableaux de bord

• Être capable d'analyser une activité et d'en calculer le coût

En matière de communication :

• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

• Avoir une excellente qualité rédactionnelle, pour rédiger des notes de synthèse, des rapports, des courriers, savoir construire et développer une argumentation dans différents domaines

• Maîtriser les techniques de conduite de réunion, d'entretien

• Savoir organiser la circulation de l'information auprès d'interlocuteurs variés, analyser et présenter les textes réglementaires en vue de leur application

  
  
  

Savoir-être :

• Avoir des capacités relationnelles affirmées et savoir être à l'écoute

• Aimer travailler en équipe et avoir le goût du travail coopératif et collectif

• Avoir des capacités au dialogue avec les partenaires internes et externes

• Avoir le sens de la communication

• Avoir des aptitudes à la négociation, la consultation et à la concertation

• Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles

• Être capable de grande réactivité, d'anticipation et d'initiative

• Être rigoureux et méthodique dans la gestion des dossiers confiés

• Avoir des capacités d'adaptation avérées et rapides aux situations et à l'environnement

• Être capable de travailler en équipe et avoir le goût du travail coopératif et collectif

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : ****************************