Adjoint·e scolarité à la Responsable Formation Continue Université de Lille

Placé(e) sous l'autorité de la Responsable FC, l'adjoint(e) scolarité organise la gestion de la scolarité et de la vie étudiante pour l'offre de formation des stagiaires en formation professionnelle continue.

L'activité s'exerce, au sein du Service de Formation Professionnelle Continue qui doit dans son organisation tenir compte des contraintes de l'enseignement supérieur et du Code du Travail. Le service composé de 6 agents dont son responsable, assure l'administration des actions de formation continue. 1082 stagiaires en 2020 (enquête DRTEFP 2020) 1104 stagiaires en 2021 (enquête DRTEFP 2021) . Il comptabilise 25 dispositifs de formation dans le cadre de la formation continue, et de la promotion personnelle et professionnelle, auxquels s'ajoutent les parcours Licences Masters ouverts aux publics FC et FI soit un total de près de 60 parcours de formation.

En tant qu'expert(e) métier, l'adjoint(e) scolarité assiste le Responsable FC dans les dossiers stratégiques et le suivi de l'offre de formation.

Activités principales :

• Assurer un appui organisationnel aux activités de scolarité

• Contrôler l'application des règles et procédures administratives

• Organiser les emplois du temps, examens et jurys

• Remonter les informations aux services supports

• Garantir la continuité de service en cas d'absence d'un gestionnaire

• Mettre en œuvre les évolutions nécessaires au bon fonctionnement de la scolarité

• Uniformiser les pratiques par des procédures de gestion

• Accompagner, former et informer le personnel.

• Représenter la responsable dans diverses instances universitaires.

• Être référent des outils métiers (APOGEE, ADE, OPUS, e-candidat, etc.)

• Élaborer, préparer et contrôler les actes de gestion liés à la scolarité

• Réaliser des tableaux de bord et suivre les indicateurs

• Administrer et exploiter des bases de données des stagiaires

• Participer à enquêtes, rapports et bilans pédagogiques et financiers

• Assurer une veille juridique et technologique

• Contribuer aux actions de communication internes et externes

• Gérer les opérations de délivrance et remise des diplômes

• Coordonner la gestion des dossiers administratifs des stagiaires

• Informer et accompagner les usagers

associées :

• Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques en matière de scolarité

• Participer à des manifestations

• Contribuer à des rapports, enquêtes et audits

• Mettre en place des outils d'analyse et de régulation

• Collecter et analyser des données quantitatives et qualitatives

• Participer aux dispositifs d'amélioration continue

Compétences requises

• Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur;
• Connaissance de l'architecture des diplômes de l'enseignement supérieur français et européen;
• Droit de la formation;
• Connaissances du cadre réglementaire et légal de la formation continue et de la validation des acquis;
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues);

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser l'environnement bureautique et les outils métiers associés à l'activité( Apogée, ADE, Ecandidat, OPEN, OPUS, REFormation, FCA Manager, KAIROS, ...), assister les gestionnaires;
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires;
• Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
• Sélectionner les informations à diffuser;
• Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire;
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances;
• Savoir réguler des dysfonctionnements;
• Organiser le classement et la conservation des documents traités;
• Maîtriser les techniques de communication;
• Veille au partage de l'information;
• Concevoir des tableaux de bord.

Savoir-faire comportementaux

• Savoir faire preuve d'une grande disponibilité.
• Faire preuve d'initiative, avoir le sens de l'organisation et de la
communication.

Domaines de formation et expériences souhaitables

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'université;
• Scolarité-Code de l'Éducation-Droit de la formation
• Connaissance des Dispositifs de formation professionnelle

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