Mission générale:

Prise en charge du bon fonctionnement des factures dans sa totalité (enregistrement comptable, affectation analytique, paiement). Contrôle de la bonne comptabilisation des comptes de charges et de produits en vue des arrêtés de comptes intermédiaires et annuels

Activités:

Relations avec les fournisseurs

• Répond aux fournisseurs sur l'état d'avancement de l'enregistrement des factures.

• Répond aux fournisseurs pour les demandes d'explications sur le détail des virements.

• Donne aux fournisseurs les copies des éléments manquants dans leur compte.

Relations avec les clients

• Répond aux clients, en lien avec les équipes commerciales, sur l'encours des comptes.

• Répond aux clients pour les demandes d'explications sur le détail des règlements attendus.

• Donne aux clients les copies des éléments manquants de leur compte.

Relations avec les responsables de services

• Contacte les responsables en cas de retard de validation ou/et transfert des factures.

• Demande aux responsables des explications sur les factures.

• Informe des retards de règlements.

Gestion poste Fournisseurs

• Vérifie les validations de factures

• Codifie les factures : pointage des comptes

• Repartit analytiquement des factures

• Enregistre les factures dans les journaux

• Paie des fournisseurs

• Gère les litiges fournisseurs, en lien avec les chefs de service et direction.

• En charge du traitement des immobilisations

• Analyse les comptes de charges affectés à ce poste

• Justifie les comptes en fin d'année (CCA, FNP)

• Gestion des dates d'échéance afin de favoriser l'escompte

• Archivage des factures, avoirs et tout document se rapportant à son poste

• Réalise la déclaration d'échanges de biens intracommunautaire

• Réalise des refacturations (BFA, Participations publicitaires, internes….)

• Suit les dossiers spéciaux (poseurs, attestations TVA taux réduit…)

Gestion poste Clients

• Gère la création et la mise à jour des fiches clients

• Réalise la facturation de fin de mois et les demandes de factures proforma.

• Gère le crédit clients et suit l'encours, en lien avec les chefs de service et direction.

• En charge des prélèvements

• Saisie les règlements d'acomptes

• Réalise les relances et traite les réclamations

• Procède aux demandes d'assurance-crédit et assure les suivis (arrêt de garantie, baisse de crédit….)

• Gère les dossiers de redressements et de liquidations judiciaires.

• Gère les demandes de remboursements de bons cadeaux

• Analyse et justifie les comptes clients mensuellement

• Archivage des factures, avoirs et tout document se rapportant à son poste

Gestion poste Trésorerie

• Réalise le contrôle et la comptabilisation des mouvements de caisses

• Gère les besoins de monnaie

• Saisie les écritures de banques et assure le rapprochement bancaire

• Dépose en banque les encaissements.

Gestion Administrative

• Gère les mails de la boîte commune (impressions de factures, traitements des demandes)

• Réalise la comptabilisation et le paiement des notes de frais

• Met sous pli et affranchie le courrier

Savoirs

• Connait les schémas de circulation des documents comptable.

• Connaît et maitrise les techniques de comptabilité.

• Utilise les outils informatiques.

• Connaît le plan comptable

• Connaît les outils et procédures administratives interne au service.

• Connaît le règlement intérieur.

• Est polyvalent

SAVOIR - FAIRE

• Sait travailler en équipe.

• Sait communiquer avec le personnel de l'entreprise

• Maîtrise les techniques de révisions des comptes.

• Résout les problèmes en toute autonomie et en cas de difficultés les relaye à son responsable.

• Sait transférer l'information utile à l'ensemble du service

• S'adapte aux changements organisationnels, d'outils informatiques, aux événements inattendus.

• Gère les priorités

• Fait remonter les dysfonctionnements et peut participer à la mise en place des actions correctrices

• Sait utiliser les différentes applications informatiques nécessaires au bon déroulement de sa mission.

• Rend compte de ses résultats et propose des améliorations

• Sait ranger et classer avec méthode ses documents et dossier

Savoirs-Etre

• Adresse un « bonjour » à toutes les personnes qu'il croise dans l'entreprise.

• Considère le client comme la personne la plus importante de l'entreprise.

• A le sens de la communication et un bon relationnel.

• A le sens du service client en interne comme en externe

• A une attitude positive et constructive

• Sais se rendre disponible (notamment durant les périodes de travaux de fin d'année) et réactive.

• Respecte les horaires de travail

• Se montre disponible et ouvert, fait preuve de solidarité.

• Est exemplaire dans le respect des procédures, des consignes de travail et dans sa conduite.

• Donne une bonne image de soi dans sa présentation, tenue au travail.

• Est volontaire et dynamique

• Est intègre et fiable

Pré-recquis

• Maîtrise des règles comptables.

• Maîtrise des outils bureautique.

• Bonne communication

• Polyvalence.