Chargé de gestion administrative et de communication Nantes Université

Placé.e sous la responsabilité directe du secrétaire général de l'UFR et travaillant en étroite collaboration avec la directrice de l'UFR, le/la chargé.e de gestion administrative et de communication fait partie de l'équipe de direction de l'UFR et, en tant que tel, participe aux CoDir (Comités de direction). Il/Elle contribue à l'activité du service en pilotant l'organisation logistique et administrative des événements principaux qui scandent l'année universitaire. Il/Elle assure la gestion administrative des parcours de masters de l'UFR qui disposent d'une formation en alternance. Il/Elle assure une partie de la communication du service. Référent.e « vie étudiante », il/elle est en relation étroite avec les associations étudiantes de l'UFR. Il/elle est également correspondant.e « taxe d'apprentissage ».

Activités principales

• Participer aux manifestations et activités transversales de l'UFR : piloter les manifestations institutionnelles et événementielles et en assurer l'organisation matérielle (pré-rentrée universitaire, accueil des nouveaux étudiants, journée portes ouvertes (JPO), journée de l'orientation, sessions de présentation des masters, événements culturels et associatifs, cérémonies de remises de diplômes etc.) ; accompagner les initiatives et les projets portés par des étudiants et/ou associations étudiantes (en particulier le BDE) et participer à la sélection et à la coordination des tuteurs étudiants (notamment pour les JPO) ; gérer le matériel audiovisuel et informatique destiné au prêt et aux actions de communication ; participer à la campagne annuelle de perception de la taxe d'apprentissage.

• Assurer la gestion des parcours de masters qui disposent d'une formation en alternance (actuellement un seul parcours, Valorisation des Nouveaux Patrimoines, au sein du Master Civilisations, Cultures et Sociétés) : confection des emplois du temps, réservation des salles, organisation des jurys, des voyages pédagogiques, suivi des commissions de sélection, des candidatures et des auditions des candidats, collecte et saisie des notes, participation à l'organisation de séminaires et journées d'études, saisie des modalités de contrôle de connaissances.

• Apporter un appui à la responsable du Laboratoire d'Innovation Pédagogique sur l'Europe (le LIPE, structure de développement des ressources pédagogiques à partir des travaux de recherche des enseignants-chercheurs) ; mettre à jour le site web (Wordpress) et, plus généralement, assurer les opérations de communication relatives au LIPE et à ses actions.

Vous trouverez le descriptif complet de l'offre en lien :

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• Formation et/ou qualification : Bac + 2 en gestion administrative / communication

• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

• Droit des examens et concours

• Utilisation des outils informatiques, culture internet, outils de communication

Savoir-faire opérationnels :

• Travailler en équipe

• Savoir rendre compte

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Savoir planifier et respecter les délais

Savoir-être :

• Qualités relationnelles, adaptabilité

• Rigueur / fiabilité

• Sens de l'organisation

• Autonomie

• Créativité

Nantes Université est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d'université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l'école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l'École d'Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l'excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.