Chargé d'événementiel et du protocole (F/H) Mairie de Colombes

Missions :

• Organisation d'événements, en tant qu'agent opérationnel, en lien avec le Cabinet du Maire

• Organisation des manifestations officielles de la Ville (inaugurations, cérémonies...) récurrentes ou occasionnelles, inscrites dans un calendrier des manifestations ou commandées par le cabinet ou une autre direction de la ville

• Préparation en amont des Manifestations :

  • Organisation des réunions de préparations

  • Conception du déroulement des manifestations

  • Préparation du dossier pour le Maire et son cabinet.

• Organisation et mise en œuvre du lieu de réception (aménagement du lieu, cocktail à mettre en place, personnel de service à briefer, sonorisation à prévoir, sécurité à prévoir le cas échéant, prise de contact avec les différents prestataires (équipe de production, fournisseurs divers, sono)

• Transmission des informations et des invitations pour la Presse et les cibles définies. Gestion des RSVP.

• Le jour de la Manifestation :

  • Accueil et placement des personnalités selon l'ordre protocolaire

  • Supervision de l'accueil le jour de la manifestation

  • Veille du bon déroulement

  • Être attentif et réactif aux demandes urgentes

  • Prise de parole

  • Suivi de l'action et bilan

Autres missions :

• Collaboration dans la rédaction des marchés

• Suivi du déroulement de la manifestation

• Coordination des différents services intervenants et prestataires extérieurs

• Suivi des budgets, réalisation des bilans et propositions d'évolution.

• Maîtrise des logiciels de bureautique

• Qualités rédactionnelles (recommandations, compte-rendu de réunions, bilans)

• Notions sur les marchés publics

• Excellentes capacités rédactionnelles et orales

• Gestion du temps et des priorités, anticipation

• Autonomie, esprit d'initiative associés à du reporting

• Rigueur (repérages terrain, rétroplannings, briefs service édition, points à date, rédaction de compte-rendus de réunions, de bilans, gestion des budgets

• Créativité

• Solidarité avec l'équipe

• Connaissance de la culture des collectivités

Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants - INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.