Charge(E) De Production Club Med

Chargé(e) de production et de facturation
Meetings & Events     
  
Contexte des missions   
 

Nous recherchons un(e) Chargé(e) de production et de facturation pour rejoindre notre équipe Meetings & Events au sein de la Business Unit Europe Afrique Marchés (EAF), vous serez rattaché hiérarchiquement aux Superviseurs de production.

(*) Notre organisation distingue nos Resorts de nos business unit commerciales. A ce poste, vous ferez partie de la Business Unit Europe Afrique Marchés, en charge des ventes dans plus de 10 pays en Europe et en Afrique.

Votre rôle consistera à assurer le suivi de la production des ventes groupes M&E/COLL de la prise en main de l'opération après la vente jusqu'à la facturation finale. Vous assurerez le suivi de la facturation des clients M&E/COLL.

Missions

1. La production
• Reprendre la relation client dès la signature du contrat : A ce titre vous serez potentiellement amené à vous déplacer chez le client ou en Resort.
• Organiser les séjours, transports, services et prestations commandés par les clients M&E/COLL. (Saisie des listes de participants dans la WEBNA, etc..)
o Mettre à jour et régulariser les modifications en temps réels de l'évènement (séjour, transport prestation…)
o Construire le programme détaillé de l'opération en relation avec et le client et le Resort et adresser ce programme (MEGA) au Resort.
o Être force de proposition pour engendrer des ventes additionnelles (Prestations payantes en catalogue)
o Savoir détecter les capacités budgétaires supplémentaires du client pour l'orienter vers un chef de projet évènementiel pour personnaliser son évènement
• Éditer et envoyer dans les délais fixés les documents clients tels que « rendez-vous voyage, factures, avenants).
• Clôturer l'opération
o Consolider les opérations pour préparation de la facture finale.
o Mettre à jour le WEBNA
o Archiver ses opérations sous SalesForce

2. La facturation
• Prendre le relais de l'établissement des factures complexes (Format de facture spécifique non automatisé dans les systèmes Club Med) à partir du 2ème acompte jusqu'à la facture finale préparatoire. (En relation avec la Comptabilité Client le cas échéant)
• Relancer les clients en cas de retard de paiement et alerte le commercial en cas de difficulté
• Assurer une conduite fluide des encaissements en s'appuyant sur les Conditions Particulières M&E/COLL et en relation avec les départements fiscaux, comptables et trésorerie pour le suivi de traçabilité des règlements et la bonne conduite des enregistrements des paiements
• Effectuer un suivi mensuel des encaissements, des échéanciers particuliers et des relances en cours avec le contrôle de gestion du département.

Profil recherché
• Niveau Bac + 2 Tourisme, évènementiel, commercial

Savoir-Faire

· Posséder un bon sens du relationnel client

· Avoir la fibre commerciale

Savoir-être 

· Faire preuve de rigueur ¨

· Être autonome

· Disposer d'une grande capacité à travailler en équipe

Modalités 
• Poste CDI   
• Basé au siège Club Med Paris, La Villette (19ème)   
• Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap   
• Avantages en nature « Vacances G.O » pour tous nos postes en CDI avec un an d'ancienneté : vacances dans nos Resorts Club Med à tarif très préférentiel pour le/la salarié(e) et sa famille ou un accompagnant de son choix   
• Politique de télétravail actuelle : 8 jours à 10 jours/ mois en accord avec l'équipe ; possibilité de poser une semaine complète tous les 3 mois.    

Le mot du manager 

« Venez renforcer et développer vos compétences au sein de cette équipe enthousiaste et dynamique qui met en œuvre la promesse client. Si vous êtes orienté(e) solutions, et que vous avez le sens de l'organisation, un esprit commercial et collaboratif, ce poste vous correspond ! » Carmelo

Créateur de bonheurs depuis 1950, le Club Med est le spécialiste mondial des vacances tout compris, dans un esprit résolument haut de gamme, convivial et multiculturel. Le Groupe compte plus de 70 villages de vacances et 20 000 collaborateurs dans le monde. Chaque année, le Club Med recrute près de 5 000 collaborateurs dans plus de 100 métiers.