Chargé des affaires institutionnelles, des élections et de coordination administrative- H/F CY CERGY PARIS UNIVERSITE

L'agent est chargé(e) des instances et des élections. A ce titre, il (elle) contribue à l'organisation, à la gestion et au suivi des assemblées délibératives et des élections dans un objectif de sécurité juridique, de rapidité et de qualité des processus.

Il (elle) apporte un appui au responsable du pôle juridique pour l'élaboration et le suivi d'actes administratifs, en lien avec la direction de l'établissement, les composantes et l'ensemble des structures de l'Université.

Il (elle) contribue à l'organisation, au bon déroulement et au suivi des décisions de la section disciplinaire.

En appui du directeur général adjoint et en relai de l'assistante de direction du pôle, il (elle) contribue à assurer la continuité de service sur des champs divers : préparation et exécution du budget, gestion des absences, formations et déplacements des agents, organisation d'événements, etc.

ACTIVITES PRINCIPALES

Sous la responsabilité du responsable du pôle juridique et en collaboration avec ses collègues du service juridique :

1. Préparation, organisation, gestion et suivi de la section disciplinaire compétente à l'égard des usagers

• Veiller au bon déroulement et participer à l'organisation des sections disciplinaires compétentes à l'égard des usagers ;

• Gérer les aspects administratifs des sections disciplinaires en lien avec les autres collègues du service juridique (convocation des membres, vérification du quorum, préparation des dossiers en lien avec les composantes, convocation des usagers, organisation des séances d'instruction et de jugement) ;

• Rédaction des différents actes et documents, et notamment des rapports d'instruction et des décisions, en lien avec les autres collègues du service juridique.

2. Préparation, organisation, gestion et suivi des conseils d'établissement et de site :

• Participer à l'élaboration du calendrier des instances, à l'envoi des convocations et à l'ensemble des aspects administratifs et matériels en lien avec les réunions des conseils ;

• Rédiger des actes et des documents présentés dans les instances et relevant des activités du pôle juridique (décisions du président, sujets statutaires, etc.) ;

• Prendre en charge l'exécution et le suivi des formalités postérieures : rédaction et mise en forme des délibérations, des relevés de décisions, des comptes-rendus et des documents annexes, diffusion des actes rendus exécutoires aux directions et services, classement et archivage des dossiers.

3. Organisation, gestion et suivi du déroulement des scrutins (conseils centraux, composantes, regroupement de composantes instances nationales) :

• Participer à l'organisation des élections (conseils centraux, conseils de composante …) et assurer leur bon déroulement ;

• Rédiger les actes et les documents d'information relatifs aux élections (circulaires et arrêtés) et assurer leur bonne diffusion et publication ;

• Elaborer et fiabiliser la liste des électeurs en lien avec les services concernés et la direction des ressources humaines ;

• Organiser l'ensemble des aspects administratifs et matériels des élections ;

• Coordonner les opérations en lien avec les différents sites et les personnels en charge des élections et apporter un appui technique, informatique et organisationnel ;

• Participer aux réunions du comité électoral et rédiger les comptes-rendus de ses travaux ;

• Rédiger et met en forme les procès-verbaux.

4. Préparation et gestion des dossiers de distinctions honorifiques :

• Constituer les dossiers de candidature aux palmes académiques, à la légion d'honneur et à l'ordre national du mérite.

5. Rédaction, relecture, diffusion, publication, suivi d'actes administratifs

ACTIVITES ASSOCIEES

• Appui occasionnel ou temporaire à toutes les autres activités du pôle

• juridique et institutionnel et de la DGA, notamment pour assurer la continuité des fonctions budgétaires, RH et administratives.

CONNAISSANCES

Principales :

• Maîtrise des techniques de gestion et des procédures administratives liées aux instances, à la section disciplinaire et aux élections ;

• Veiller au respect des dispositions légales et règlementaires ;

• Connaissance des circuits et réseaux administratifs et plus généralement, de l'environnement professionnel de l'établissement ;

• Maîtrise des techniques de rédaction, de prise de note et de mise en forme de documents.

Associées :

• Connaissance du monde de l'enseignement supérieur ;

• Connaissance des bases du droit public ;

• Maîtrise des techniques et des supports de communication orale et écrite

COMPETENCES OPERATIONNELLES

• Analyser, synthétiser et diffuser des informations ;

• Comprendre une règlementation ;

• Capacité à travailler en réseau (interne et externe) ;

• Maîtrise des outils informatiques, de communication électronique et d'Internet ;

• Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle ;

• Répartir et planifier les activités en fonction des échéances ;

• Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes ;

• Excellentes capacités rédactionnelles.

QUALITES

• Savoir informer et rendre-compte ;

• Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité ;

• Être rigoureux, avoir le sens de l'organisation ;

• Faire preuve d'adaptabilité et de disponibilité ;

• Être capable de travailler en équipe, avoir un bon relationnel et être pro- actif ;

• Être en capacité à gérer le stress.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• CDD de 12 mois renouvelable pour les agents contractuels ou détachement/mutation pour les agents titulaires à pourvoir à partir de Septembre 2024

• Basé sur Cergy à 5 min du RER A ou Transilien ligne L

• 38h35 hebdomadaires + variabilité éventuelles des horaires

• 52 jours de congés payés par an

• Télétravail possible dans la limite de 2 j / semaine (après validation de la période d'essai)

• Remboursement abonnement transports en commun trajet domicile-travail 75%

• Participation employeur à la complémentaire santé à hauteur de 15 € / mois

• Politique active de formation des personnels

L'université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret - n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l'université de Cergy- Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l'école d'ingénieurs EISTI, l'ILEPS et l'EPSS sont intégrées en tant qu'établissements composantes. L'ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels

La Direction générale adjointe au pilotage est composée de deux pôles : un pôle information et aide à la décision et un pôle juridique.

Le pôle information et aide à la décision assure le suivi de la mise en œuvre des objectifs stratégiques de l'établissement, fournit une aide à la décision à la gouvernance de l'Université en prenant appui sur les outils de pilotage (indicateurs de gestion, tableaux de suivi, enquêtes statistiques, etc.) et la construction d'un système d'information intégré, favorise la diffusion de ces outils à tous les niveaux de l'établissement et concourt à la mise en œuvre d'une démarche qualité.

Composé du service des affaires juridiques et du service des affaires institutionnelles, le pôle juridique a pour mission de veiller à la sécurisation juridique des actes de l'Université, au bon fonctionnement des instances et des procédures de décision.

Au sein du pôle juridique, le service des affaires institutionnelles a pour mission d'organiser la vie institutionnelle et démocratique de l'établissement. A ce titre, il assure le pilotage et le suivi des conseils centraux de l'Université, intervient dans la rédaction et le suivi des statuts des instances, concourt à l'organisation et veille au bon déroulement des opérations électorales des principales structures de l'Université. Il assure également la mise en place et le suivi des procédures disciplinaires. Il a en charge le dossier des distinctions honorifiques.

Pour le bon accomplissement de ses missions, la direction travaille en synergie avec l'ensemble des directions et des composantes de l'Université auxquelles elle apporte un soutien et un accompagnement méthodologique.