Agent d'accueil/assistant polyvalent H/F AD Education

Créé en 1972 par les éditeurs français du Syndicat National de l'Édition, l'Asfored est la référence en matière de formation aux métiers de l'édition, de la culture, de la presse et de la communication.Il regroupe deux activités au sein de son centre de formation, gérée par des filiales et des équipes dédiées pour accompagner les différentes réflexions des acteurs du secteur et mettre en œuvre vos projets de formation : la formation professionnelle continue Edinovo, et la formation diplômante et en alternance proposée par le CFA de l'Édition-Asfored.L'Asfored, fort de ses 50 ans, c'est une connaissance experte et accrue du secteur, dont l'objectif est de répondre aux besoins et aux évolutions métiers du secteur de l'édition et de la culture : audit, conseil, veille, tendances, fonctionnement de l'entreprise.Nous recrutons un(e) chargé(e) d'accueil/assistant(e) polyvalent(e) pour notre campus dans le 13e arrondissement de Paris.Missions principales :A l'accueil :Assurer l'accueil des visiteurs et répondre à leurs demandesGérer l'accès aux bureaux et aux salles de formation en vérifiant les autorisations nécessairesFiltrer les appels téléphoniques en fonction de leur importance et transmettre les communications ou mettre les appels en attente de manière courtoisePrendre et transmettre les messages aux personnes concernées en veillant à leur exactitudeFaciliter la circulation des informations entre les équipes, formateurs, et visiteurs externes pour assurer une communication fluideGérer les situations tendues ou conflictuelles au téléphone avec tact et diplomatieRechercher des informations pertinentes ou identifier les interlocuteurs compétents en fonction des demandes spécifiqueGestion administrative :Réceptionner et trier le courrier entrantAffranchir le courrier sortant et aller chercher le courrier au bureau de poste si nécessaireGérer l'envoi de colis et suivre leur acheminement jusqu'à la confirmation de réceptionConnaître l'offre de formation pour pouvoir renseigner et orienter les demandesCoordonner le planning des salles de formation avec les responsables et s'assurer de leur disponibilitéPréparer et imprimer les supports de formation pour les formateurs et participants (formation initiale et continue)Veiller au bon déroulement des formations, notamment durant les pauses, en assistant sur placeGestion des stocks :Surveiller et mettre à jour l'état des stocks de fournitures (papier, stylos, matériel technique, etc.)Passer des commandes auprès des fournisseurs en suivant le processus de commande jusqu'à la livraison finaleCommander des ouvrages spécifiques pour les formations auprès des librairies, en fonction des besoins des formateursGestion technique :Vérifier régulièrement le bon fonctionnement du matériel audiovisuel et informatique dans les salles de formation (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)Organiser l'installation et la disposition des salles en collaboration avec les prestataires techniques, y compris la configuration des logiciels requisMissions annexes/complémentaires Diffuser les consignes de sécurité (incendie, premiers secours, etc.) aux collaborateurs et aux visiteurs.Former les collaborateurs et visiteurs à l'utilisation des équipements de sécurité (extincteurs, alarmes, etc.)