Assistant du cadre supérieur - pôle psychiatrie CHRU de Brest

Organiser pour un responsable hiérarchique le traitement, la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers et la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions ...)

Activités

· Mailings : création et mise à jour des listes de diffusion, convocation individuelle et/collective

· Organisation de réunions : convocation, diffusion ODJ, résa et prépa salle, rédaction et diffusion compte rendu

· Encadrement : tableau de permanence cadre de santé du pôle : Préparation (doodle ou maquette) et Diffusion des plannings de garde et permanence

Suivi et mise à jour (dossier réseau)

Contrôle tableau des gardes cadre de santé du pôle

Mise à jour semestrielle et transmission au secrétariat de direction du pôle

Accueil nouveaux cadres de santé du pôle : vérification des droits d'accès réseaux, des droits d'accès HUBLO, Clés, PC, Accès parking, Formalisation du parcours = Lien Direction des Soins, Pôle (secrétariat de direction), cadre en référence d'administrateurs, DSI, ST

Suivi administratif des entrées et des sorties de personnel (gestion des droits d'accès logiciel, parking, clé …), préparation du trousseau d'arrivée (documents, …)

Coordination du parcours d'intégration des nouveaux collaborateurs en collaboration étroite avec le CDS en mission transversale RH (planification d'entretien de bilan de prise de poste 1 mois, 3 mois, 6 mois 1 an ...)

· Evaluations annuelles

Organisation & Suivi des entretiens annuels professionnels

Envoi des convocations aux entretiens annuels ou disciplines et réponses aux candidats,

Transmission et archivage des comptes rendus d'entretien annuel

Centralisation des fiches d'évaluation PDF et fichier de notation

· Formation continue

Mise à jour et suivi du tableau polaire

Point suivi

Lien avec pôle et service FC

· Suivi des données d'activités

· Gestion documentaire du pôle Psy : réaliser un état des lieux des documents, procédures existantes, archivage, lien avec les CDS pour actualisation et mise en GED avec l'ingénieur qualité du pôle.

Missions dans le cadre de l'assistanat de l'encadrement supérieur

· Gestion de l'agenda du CSS et montage des réunions ou entretien

· Réservation des salles de réunion set vérification de la fonctionnalité des outils.

· Planification des réunions d'encadrement

· Recueil de l'ordre du jour et transmission en amont des réunions

· Rédaction et envoi de courriers

· Rédaction des comptes Rendus de réunions d'équipe et diffusion

· Traitement des appels téléphonique et orientation en fonction de l'urgence ( RDV , demande de formuler la demande par mail…)

Horaire du poste : 9h -17h

Exigences du poste :

- Respect du secret professionnel

- Autonomie

- Discrétion

- Initiative

Qualités requises :

- Capacité de compréhension, d'analyse et d'adaptation

- Qualités relationnelles et d'écoute

- Organisation et méthode

Liaisons hiérarchiques :

- Cadre supérieur de santé

- Directeur du pôle de psychiatrie

Etablissement dynamique situé en bord de mer, le CHU de Brest est un acteur économique de 1er plan : 1er opérateur de santé et moteur économique de la région, l'établissement est le 1er employeur de la ville.

Le Centre Hospitalier Régional Universitaire couvre un territoire comprenant une population de 1,2 million d'habitants et emploie plus de 8000 personnes dont 750 médecins. Il offre à la fois des soins de proximité et de recours.

Le CHU de BREST : Qui sommes-nous ?

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