Assistant / Assistante administratif au sein de la Direction Générale Artelia

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'environnement, de l'industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.

Dans le cadre d'une création de poste, vous rejoignez le pôle des deux assistantes des directions Artelia, afin de former une équipe en capacité d'assurer l'assistanat de 3 directions (4 à 5 personnes)

Vos missions récurrentes seront :

• Organisation des voyages

Vous vous appuyez sur nos outils et nos procédures existantes.

Voyages en France ou à l'International : vous devez savoir identifier le meilleur itinéraire, conseiller, obtenir des devis, les soumettre pour validation et assurer le lien avec notre agence de voyage qui finalisera les réservations

Vous suivez la mise à jour du profil du voyageur (carte affaires, cartes des compagnies aériennes) et les formalités type demandes de visas, ordres de missions …

• Gestion des notes frais sur notre outil dédié
• Renseigner et informer sur les disponibilités des agendas
• Valider, imprimer et enregistrer des factures et documents, les adresser aux bons destinataires
• Assurer des commandes de fournitures / de plateaux repas, la réservation de salles de réunion, des envois DHL / Chronopost ….
• Accueillir des visiteurs

Plus ponctuellement, vous pourrez intervenir sur l'organisation d'événements de communication interne ou à vocation commerciale tels que l'organisation des vœux ou autres séminaires : recherche de sites, gestion de la communication, création de supports PPT …

Vos missions seront polyvalentes et évolutives dans le temps

De formation Bac+2 en assistanat de gestion ou de direction, vous justifiez de 2 à 3 ans minimum d'expérience sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre adaptabilité, votre curiosité, vous savez vous poser les bonnes questions pour faire avancer un sujet.

Ce poste nécessite pro activité, débrouillardise et capacité à gérer les priorités. Dans un environnement ou vous serez sollicité sur des sujets très diversifiés, vous devez travailler en équipe, prioriser, faire face aux imprévus, garder votre sens du service.

Le sens de la confidentialité et la discrétion sont indispensables

Maitrise du Pack Office attendue avec une appétence pour la présentation des documents sous PowerPoint.

Anglais écrit nécessaire pour la rédaction de mail, peu d'oral

De bonnes capacités rédactionnelles et une bonne orthographe sont nécessaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c'est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l'objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu'il attend de vous, le mode de fonctionnement de l'équipe, les projets.

Si c'est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d'un café ou lors d'un déjeuner

Artelia s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.

Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.