Secrétaire pédagogique (H/F) Université de Toulon

L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique pour l'Institut d'Administration des Entreprises (IAE) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet.

Au sein d'une équipe de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.

Activités principales :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance

• Être l'interface entre les étudiants et les enseignants

• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante

• Réaliser les inscriptions pédagogiques

• Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning

• Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster

• Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV

• Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences

• Collaborer à l'organisation des examens

• Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme

• Saisir les notes, éditer les PV de jurys

• Afficher les résultats et éditer les relevés de note

• Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage sur l'application Pstage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l'élaboration des contrats pédagogiques, etc.

• Assurer un appui à l'évènementiel en tant que de besoin

Contraintes particulières :

Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants

Informations complémentaires :

Catégorie et corps : C - Adjoint

Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41

Structure d'affectation et localisation : DAS PI - Pôle scolarité - Campus de Toulon

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF

Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €

Date de prise de fonctions souhaitée : 15/10/2024

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement

Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP

Une connaissance du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning) serait un plus

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Fonctionnement administratif universitaire

• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)

• Organisation et des missions d'un EPSCP

Compétences opérationnelles :

• Accueillir les populations concernées

• Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation

• Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)

• Utiliser Apogée et Hyperplanning

• Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, MOODLE)

• Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information

• Travailler en équipe

• Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie

Compétences comportementales :

• Rigueur

• Autonomie

• Disponibilité

• Sens du service public

Date limite de candidature : 24/09/2024

Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».