Assistant administratif et juridique (F/H) ENSEA

Dans le cadre d'une vacance de poste, nous recherchons un assistant administratif et juridique (F/H) au sein de la Direction générale.

En qualité d'assistant administratif et juridique (F/H), la mission principale est d'intervenir en appui de l'instruction de dossiers juridiques et contentieux et d'assurer le secrétariat des instances.

Activités principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

• Assurer le lien régulier avec les tutelles ( Ministère, Rectorat) et partenaires institutionnels.

• Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction ;

• Assurer la gestion administrative et financière de la direction générale : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions, aide à l'organisation de manifestations institutionnelles de la Direction ;

• Assurer le secrétariat des instances instruites par la Direction (Conseil d'Administration, Section permanente, Comité de Direction) : rédaction et envoi des convocations, ordres du jour et notes correspondantes, suivi des participants, rédaction des comptes rendus, suivi administratif en lien avec les institutions de tutelle… ;

• Coordonner et assurer la gestion administrative des sections disciplinaires pour les usagers et personnels enseignants et enseignants chercheurs en lien avec les présidents de séances ;

• Assurer la bonne tenue des différentes élections ;

• Participer à l'élaboration et au contrôle des marchés publics avec les services prescripteurs (préparation et rédaction des pièces administratives nécessaires/Publication/ouverture des plis/ suivi de l'exécution du marché…) ;

• Gérer une documentation juridique et effectuer des recherches documentaires ;

• Assurer une veille réglementaire ;

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir et savoir-faire)

• Objectifs et projets de l'établissement ;

• Organisation de l'enseignement supérieur ;

• Environnement et réseaux professionnels ;

• Culture juridique

• Compréhension de la commande publique

• Techniques d'élaboration / rédaction de documents, rapports ou synthèses ;

• Connaissances budgétaires générales

• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

• Concevoir des tableaux de bord

Compétences comportementales et qualité requise (savoir-être)

• Sens de l'organisation

• Rigueur / Fiabilité

• Réactivité

• Autonomie et prise d'initiative

• Sens relationnel

• Discrétion et respect de la confidentialité

Spécificités du poste

Temps plein sur 5 jours - 37 heures par semaine

Télétravail possible sous condition d'accueil du public assuré

La tenue du secrétariat des instances peut induire des horaires allant jusqu'à 19h30 les jeudi ou vendredi après midi (selon un calendrier connu à l'avance)