Assistant de Formation Le CabRH

La société : Le CabRH recherche pour son client, établissement scolaire, un Assistant de Formation F/H.

Le poste : Sous la responsabilité de la Directrice de l'Etablissement, l'assistant(e) de formation est chargé(e) de la gestion administrative des contrats de formation continue et par apprentissage. Il/elle planifie les formations et assure l'accueil ainsi que le suivi des visiteurs.

Missions principales :

1. Planification et gestion des groupes :

   • Saisie et mise à jour des emplois du temps sur YPAREO.
   • Organisation des groupes, plannings, et répartition des salles.
   • Préparation des documents de rentrée (règlement, charte, etc.).
   • Gestion des absences et bulletins de notes.

2. Suivi des financements et déclarations :

   • Montage des dossiers de financement (KAIROS, Transition Pro, etc.).
   • Gestion de la facturation (CPF, France Travail) et déclarations sur les plateformes dédiées.

3. Suivi des émargements et factures :

   • Vérification des signatures d'émargement, gestion des heures vacataires, et suivi des paiements pour la formation continue.

4. Gestion des dossiers d'inscription :

   • Création de parcours personnalisés, vérification des dossiers (identité, diplômes, certificats, etc.).

5. Gestion des apprentis et formation continue :

   • Calcul des heures pour le Bilan Pédagogique et Financier (BPF), gestion des déclarations et bilans sur KAIROS, et établissement des contrats.

6. Accueil et orientation du public :

   • Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs ou appelants vers les interlocuteurs appropriés.

Profil recherché:

Qualification :

• Bac+2 minimum en administration, gestion de la formation, ressources humaines, ou secrétariat.

Expérience :

• Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire, incluant des tâches d'accueil ou de gestion administrative dans un établissement éducatif ou de formation.
• Connaissance de la gestion des contrats d'alternance/apprentissage, des dispositifs de formation et de leur financement, ainsi que de la résolution de problématiques courantes.

Compétences requises :

• Expérience dans un centre de formation ou une structure similaire impérative.
• Connaissance des réglementations liées à l'apprentissage et à la formation continue indispensable.

• Maîtrise des outils informatiques (notamment YPAREO pour la gestion et la planification).
• Organisation, rigueur et polyvalence pour le suivi des dossiers et la gestion des tâches multiples (accueil, gestion de groupes, déclarations financières).
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les relations avec les centres, entreprises et apprenants.
• Bonne communication et sens de l'accueil.
• Autonomie et proactivité.