Assistant-e administratif-tive en Formation Continue SCIENCES PO BORDEAUX

Contexte et description du poste :

Le service formation continue et apprentissage élabore, met en œuvre et assure le suivi des activités de formation à destination des publics adultes en reprise d'études, salariés et demandeurs d'emploi au sein de Sciences Po Bordeaux et à destination des étudiants en contrats d'apprentissage.

Rattâché.e au Directeur de la Formation Continue et de l'apprentissage vous serez intégré.e au sein d'une équipe constituée d'une cadre, de deux assistantes formation et d'un directeur.

Vous serez en charge de réaliser les missions suivantes :

· Participer à l'accueil physique et téléphonique et à l'orientation des interlocuteurs internes et externes

· Gérer l'organisation et la mise en œuvre logistique des actions de formation : enregistrement des emplois du temps, réservation des salles et repas, organisation des pauses café et moments conviviaux, communication des convocations et informations diverses aux apprenants

· Gérer l'organisation et le suivi administratif des missions des intervenants et enseignants : déplacements, hébergements, remboursement des frais

· Gérer les feuilles d'émargement et produire les attestations de présence nécessaires aux déclarations financières

· Gérer les procédures RH de recrutement et mandatement des vacataires et enseignants

· Appuyer le suivi comptable et financier des formations continues en lien avec la chargée de gestion et l'assistante formation gérant les formations : mise à jour des tableaux financiers, aide à la facturation

· Aider le directeur et le service dans l'enregistrement régulier des données nécessaires à la production du Bilan pédagogique et financier et des différentes déclarations réglementaires

- Vous avez une expérience réussie de 2 ans minimum sur un poste administratif, une connaissance du secteur de la formation tout au long de la vie est souhaitée

- Vous possédez un diplôme de niveau Bac + 2 ou équivalent (DUT, BTS…) dans le domaine du secrétariat comptabilité/finance ou dans le domaine de la gestion de formation

- Vous avez une maîtrise parfaite des outils de bureautique (Excel en particulier) et une maîtrise souhaitée des logiciels de gestion universitaires (Hyperplanning, Néo, sphère GFC Cocktail)

- Vous êtes rigoureux.reuse et avez le goût pour l'organisation administrative et la comptabilité

- Vous avez une capacité d'adaptation importante et savez vous adapater à une activité aux logiques économiques qui évoluent dans un contexte de réforme (Loi Avenir et conséquences)

- Vous êtes polyvalent.e, dynamique et savez travailler en équipe

- Vous faites preuve d'un grand sens relationnel et savez communiquer dans un environnement universitaire multi acteurs

Grande école au cœur de l'université bordelaise, Sciences Po Bordeaux est l'un des dix Instituts d'Études Politiques français. Créé en 1948, Sciences Po Bordeaux est un établissement de formation et de recherche en sciences humaines et sociales sélectif, pluridisciplinaire et international. Il compte aujourd'hui plus de 2.300 élèves tous statuts confondus et propose plus de 20 parcours de spécialité.