assistante de projet polyvalente Internebest
Paris (75)CDI
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Critères de l'offre
Métiers :
- Assistant de projet (H/F)
Expérience min :
- 3 à 10 ans
Secteur :
- Energie
Compétences :
- Anglais
- Excel
- PowerPoint
Lieux :
- Paris (75)
Conditions :
- CDI
- Temps Plein
Description du poste
Missions
COMPETENCES REQUISES
- Assister l'équipe Projet
- Gérer la correspondance (lettres) arrivée/départ du Projet : numérotation, enregistrement dans la base GAIA du projet, diffusion et classement dans la base
- Gérer les comptes-rendus de réunions, les weekly et monthly reports : numérotation, enregistrements dans la base GAIA du projet, obtention des signatures, émission et classement dans la base
- Organiser les réunions (accueil visiteurs, réservations des salles de réunions, pauses café, accès Wifi, etc.)
- Organiser les voyages dans l'outil Voyages spécifique
- Gérer la logistique (Service Généraux, déménagements, etc.)
- Mettre à jour les différents tableaux de bord (liste téléphonique, congés, etc.)
- Gérer les accès aux différents outils Projet
- Participer à l'organisation des évènements
- Assurer les diverses tâches déléguées par la Lead Assistante
- Assister l'équipe Procurement
- Gérer les diverses correspondances et documents : Client, Sous-traitants, etc. (préparation/rédaction des lettres, signatures, envois selon les procédures du projet, etc.)
- Gérer les courriers et comptes-rendus de réunions émis par les personnes de l'équipe Procurement (mises en forme des comptes-rendus, envois pour signature, diffusions selon les procédures du projet, enregistrements dans la base de correspondance GAIA)
- Tenir à jour des tableaux de suivi (correspondances, commandes…)
- Réceptionner et diffuser les offres et les commandes
- Organiser les réunions en interne et avec les fournisseurs (accueil visiteurs, réservations de salles, pauses café, accès wifi, etc.
- Réceptionner, mettre en forme, diffuser et classer la correspondance relative au Procurement suivant le protocole mis en place
- Assurer l'interface avec les intervenants externes et internes
- Gérer les différentes mailboxes Procurement
COMPETENCES REQUISES
- Bilingue Anglais (lu/écrit/parlé) : niveau confirmé
- Maîtrise du Pack Office 365 : niveau confirmé (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Teams, etc.)
- Organisation, rigueur et respect des règles et de la confidentialité
- Adaptabilité et bonne aptitude au travail en équipe (flexibilité, …)
Référence : 903-39