Assistant·e en gestion administrative UNIVERSITE DE LILLE

Sous la responsabilité du directeur, assurer la responsabilité administrative de l'institut, en étroite collaboration avec le responsable du pilotage opérationnel.

Activités principales et associées

• Mettre en œuvre administrativement le projet d'activité de l'institut.

• Assister et conseiller l'équipe de direction, et la représenter auprès des différents services de l'université.

• Coordonner administrativement les formations et activités dispensées par le CFMI sur les plans opérationnel, juridique et financier.

• Participer à l'élaboration du budget du CFMI, contrôler son exécution, faire le suivi et l'analyse des dépenses.

• Participer à l'élaboration des dossiers de demandes de subventions, préparer et suivre les conventions financières.

• Organiser la collecte de la taxe d'apprentissage.

• Encadrer, organiser et coordonner le travail de l'équipe administrative et technique (BIATSS / 4 personnes).

• S'assurer de la bonne mise en œuvre des règles et procédures administratives.

• Réaliser des bilans, rapports, enquêtes et évaluations sur l'organisation et les moyens de la structure.

• Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité.

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

• Posséder une bonne connaissance de l'Université et de son fonctionnement (cadre juridique, gestion, finances, RH, administratif, etc.).

• Avoir une expérience dans l'encadrement d'une équipe.

• Posséder une bonne connaissance des milieux de la culture, des collectivités territoriales, de l'Éducation Nationale et du milieu artistique.

Savoir faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique courants (pack Office), et applications métiers (si possible SIFAC et Refformation).

• Savoir appréhender des logiciels et plateformes spécifiques dans le cadre de ses activités ; et se former en conséquence.

• Posséder des connaissances budgétaires et en gestion financière.

• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne orthographe.

Savoir faire comportementaux

• Avoir une bonne capacité d'organisation et d'adaptation.

• Être force de proposition et d'initiatives.

• Faire preuve d'autonomie dans le travail, de rigueur et savoir rendre compte.

• Avoir une bonne capacité d'expression écrite et orale

• Posséder de bonnes qualités relationnelles (savoir travailler en équipe, savoir travailler avec des interlocuteurs de différents niveaux, être diplomate, susciter l'adhésion)

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Domaines de formation et expériences souhaitables

• Avoir une première expérience en gestion administrative et financière.

• Une expérience en animation d'équipe serait un plus.

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