Assistant de Gestion Administrative (h/f) ADECCO

Notre client, spécialisé dans l'organisation d'évènements sportifs recherche un Assistant de Gestion Administrative H/F à partir du 2 septembre 2024, pour 4 mois avec possibilité de renouvellement de la mission.

MISSIONS PRINCIPALES

Facturation :

• Saisir les bons de commande et suivre les factures essentiellement sur le logiciel SAP
• Saisir les demandes de règlements et suivre le process de signature
• Assurer le suivi des dépenses de la Direction Logistique

Relations prestataires - Plan de prévention :

• Suivre la mise à jour annuelle des plans de prévention
• Centraliser les besoins de la Direction
• Envoyer les plans de prévention aux prestataires de la Direction Logistique
• Récupérer les plans de prévention signés en amont des évènements, les archiver
• Mettre à jour le tableau de suivi des plans de prévention

Contrat :

• Suivre le process de signature des contrats

Trésorerie - Vérification des hôtels réservés dans le cadres des épreuves sportives organisées par A.S.O :

• Leur conformité (libellé, TVA, Siret, Raison Sociale…)
• Le montant
• Appels et relances des établissement en cas de désaccord ou de litige
• Réalisation d'un dossier PDF par hôtel avec facture, bilan comptable, RIB et trésorerie à envoyer à la comptabilité
• Etablir les demandes d'acompte
• Assurer le suivi par hôtel et par course

Assistanat de la Direction :

• Gestion et coordination de l'agenda de la Direction Logistique
• Assurer les réservations de billets, transports, hébergements de la Direction Logistique
• Centraliser les besoins et demandes de la directions pour répondre aux besoins internes

• BAC +2/3 dans l'assistanat, expérience d'1 à 3 ans sur un poste similaire
• Niveau d'anglais conversationnel (oral + écrit)
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (Outlook) - maîtrise de SAP est appréciée
• Autonome, sens de la diplomatie, gestion des priorités et anticipation
• Capacités organisationnelles, rigueur, écoute, polyvalence