Assistant de direction (H/F) Ville de Villefranche sur Saône
Critères de l'offre
Métiers :
- Assistant de direction (H/F)
Diplômes :
- Bac+2, type BTS - DUT - DTS
Lieux :
- Villefranche-sur-Saône (69)
Conditions :
- CDI
Description du poste
Assurer le suivi administratif et budgétaire du musée, en lien avec la direction du musée
Suivre le budget de l'établissement
Etablir les bons de commandes et rapprocher les factures sur le logiciel de suivi du budget et assurer les relations avec les fournisseurs
Suivre les dossiers d'assurance et transports des œuvres prêtées ou en dépôt, des œuvres empruntées
Saisir ponctuellement les points à l'ordre du jour du conseil municipal et les rapports associés dans le logiciel dédié
Suivre les envois des dossiers à la DRAC et au service des musées de France pour les commissions acquisitions et restaurations d'œuvres
Suivre les demandes de subvention auprès de la DRAC et de la Région et envoyer les comptes d'emploi (justificatifs, factures)
Assurer le suivi des archives avec la référente archives du musée
Assurer le secrétariat du musée
Saisir et mettre en forme des courriers, documents administratifs
Traiter et diffuser les courriers électroniques
Assurer le standard téléphonique avec l'accueil (2 jours/semaine)
Surveiller le stock de fournitures de bureau et assurer les commandes de réapprovisionnement auprès des fournisseurs
Rédaction de compte-rendu de réunion
Assurer le lien RH avec la DRH de la Ville
Suivre les plannings de l'équipe, titulaires et vacataires (en fonction des absences, congés), pour assurer une ouverture au public du musée aux jours et heures prévus
Transmettre les ordres de mission et les justificatifs de déplacements des agents
Participer à la communication et la diffusion des informations (30%)
Envoyer aux journalistes de la presse locale les actualités du musée, en lien avec le service communication de la Ville (envois pour les vernissages et envois mensuels des événements)
Rédiger des petits communiqués de presse (acquisitions, prêts d'œuvres, activités enfants, animations, activités artothèque)
Assurer la gestion du stock et du planning de distribution des dépliants de communication du musée
Programmer des publications pour alimenter les réseaux sociaux du musée, en lien avec le service des publics
Mettre à jour les fichiers postaux, éditer des étiquettes et préparer les envois (2 fois/an, pour les vernissages des expositions), en lien avec l'agent d'accueil et de billetterie
Participer à la réflexion et à la mise en œuvre du projet culturel de territoire, du projet scientifique et culturel et du projet de service du musée
Apporter sa contribution aux projets quant aux missions d'accueil, d'organisation administrative et de communication du musée.
Sujétions spécifiques : Présence ponctuelle aux inaugurations (2fois/an)
Rémunération :
Rémunération statutaire + RIFSEEP
Prime annuelle (1593,24 € brut annuel) & avantages sociaux (tickets restaurants, CNAS)
Temps de travail et congés : 38h sur 5 jours (25 jours de CA + 16,5 jours de RTT)
Organisation de la procédure de recrutement :
Date limite de candidature : 31 aout 2024
Sélection des candidatures : 5 septembre 2024
Entretiens : 12 septembre 2024
N'hésitez pas à adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative, au plus tard le 31 aout 2024 via notre page Carrière : La Ville de Villefranche-sur-Saône recrute ! | Mairie Villefranche sur Saône (*****************)
Date de début : 31/10/2024
Description du profil
Titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs ou du concours de la Fonction Publique
Connaissances :
Fonctionnement de la Fonction Publique
Procédures administratives et financières pour les dossiers DRAC
Règles de comptabilité publique
Finance publique
Réseaux sociaux
Logiciels bureautiques et financiers (e-sedit, air délibs)
Formation :
BTS gestion PME/PMI
Compétences :
Techniques d'orientation téléphonique
Techniques et outils de communication
Capacités rédactionnelles et de synthèse (courriers, communiqués de presse…)
Qualités personnelles :
Sens de l'organisation
Rigueur
Réactivité
Sens de la communication
Autonomie
L'entreprise : Ville de Villefranche sur Saône
Villefranche-sur-Saône, ville de 37 000 habitants, capitale du Beaujolais, est favorablement positionnée entre le vignoble beaujolais (Rhône) et les étangs de la Dombes (Ain). Située sur une voie de communication parmi les plus fréquentées d'Europe, elle se trouve à 30 minutes au nord de Lyon et à 1H30 de Paris par TGV (depuis Mâcon-Loché).
Seule sous-préfecture du Rhône, Villefranche-sur-Saône possède tous les attributs d'une ville-centre qui revendique son identité propre : une Chambre de commerce autonome, une CPAM, une CAF, l'Hôpital Nord-Ouest, un Tribunal de Grande Instance, un Parc des Expositions…
S'appuyant sur son dynamisme commercial, sur la variété de ses équipements éducatifs, culturels et sportifs ainsi que sur la richesse de sa vie associative, Villefranche-sur-Saône est en pleine croissance, au bénéfice de l'ensemble du secteur Beaujolais-Val de Saône dont elle est devenue le centre économique et administratif.