Assistant(e) de Direction (H/F) CH Tulle

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :

ð Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ;

ð Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents.

Gestion administrative :

ð Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines et de l'AAH ;

ð Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;

ð Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;

ð Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;

ð Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;

ð Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;

ð Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents (ouverture, enregistrement) ;

ð Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;

ð Gestion et diffusions des notes de service relevant de la DRH ;

ð Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;

ð Reproduction de documents ;

ð Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau ;

ð Gestion quotidienne des parapheurs et priorisation des documents à présenter à la signature ;

ð Aide à la gestion des dossiers contentieux (télérecours, échange avec les avocats…) ;

Crèche :

ð Gestion administrative courante de la crèche en collaboration avec la Directrice de la structure (suivi des contrats des familles, des demandes de place en crèche, des inscriptions, tenue des dossiers papiers des familles et archivage).

ð Facturation mensuelle à l'aide du logiciel « DOMINO_WEB ».

ð Suivi mensuel des tableaux en lien avec la facturation crèche.

ð Déclaration trimestrielle CAF

ð Refacturation trimestrielle TULLE AGGLO

ð Élaboration annuelle des attestations d'impôts

ð Contrôles CAF

Instances :

ð Comité Social d'Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l'ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux et centralisation des réponses préparatoires aux instances.

ACTIVITES PONCTUELLES

Ordres de mission

ð Gestion et suivi des ordres de missions temporaires et permanents du personnel non médical ;

Stages :

ð Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail

ð Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

Profil de formation recherché : niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.

Connaissances et savoir-faire ;

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

• Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)

• Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances

• Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver

• Aisance rédactionnelle

• Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique

• Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière

• Techniques de prises de note

Savoir-être :

• Disponibilité

• Rigueur, méthode

• Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité

• Capacité à anticiper et à prendre des initiatives

• Esprit d'analyse et de synthèse

• Sens des relations humaines

• Capacité à travailler en équipe

Le Centre Hospitalier de Tulle fait partie, depuis le 2 mai 2024, d'une direction commune mise en place à cette date et qui regroupe les Centres Hospitaliers de Brive, Tulle, Ussel, Bort-les-Orgues et les EHPAD du Pays de Brive et d'Eygurande.

Le territoire de la Corrèze est composé du bassin de Brive, et de deux zones de proximité, les territoires de Moyenne-Corrèze et de Haute-Corrèze, couvrant un bassin de population d'environ 240 000 habitants.

Chacun de ces bassins disposent d'une population significative nécessitant une offre sanitaire de proximité. Ussel représente un bassin d'environ 40.000 habitants, celui de Brive représente plus de 100 000 habitants, et celui de Tulle 80.000 habitants.

La zone d'attractivité des établissements de la direction commune s'étend largement en dehors du bassin Corrézien puisqu'environ un tiers de sa zone d'attractivité est située dans le nord du Lot, l'est de la Dordogne ou encore le nord du Cantal.

Les établissements de la Direction commune sont membres du Groupement Hospitalier de Territoire du Limousin, dont l'établissement siège est le CHU de Limoges.

Présentation des services (nombre de lits, effectifs, budget…) :

• Chiffres correspondant à l'ensemble des établissements de la Direction commune (chiffres clés 2022) :

• Nombre de lits et places : 1778 lits et places

• Montant du budget consolidé : 416 millions d'euros

• ETPR Personnel Médical : environ 485 PM

• ETPR Personnel Non Médical : environ 4050 PNM (environ 600 sur le site d'Ussel).

La Direction des Ressources Humaines du Centre Hospitalier de Tulle comprend :

• Un Directeur des Ressources Humaines, en responsabilité de l'ensemble des Directions des Ressources Humaines des établissements hospitaliers qui composent la direction commune ;

• Une Attachée d'Administration Hospitalière ;

• Une(e) assistant(e) de direction

• Un contrôleur de gestion sociale

• 11 gestionnaires ressources humaines