Assistant.e de direction (Titulaire/Contractuel) UNIVERSITE PARIS 8

Le cabinet de la présidence de l'université intervient en appui de la Présidente de l'établissement et de son équipe pour contribuer à l'élaboration et la mise en œuvre de la politique de l'université. Pour cela, il veille à rendre lisible cette stratégie en interne comme en externe. Il est en relation avec l'ensemble des services et des composantes de l'université mais aussi avec la région académique, les différents services de l'Etat, les collectivités territoriales et les partenaires.

Le cabinet est composé de 3 personnes : la directrice de cabinet, le (la) chef(fe) de cabinet et un(e) assistant(e).

Sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'assistant(e) assure l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement du secrétariat de la présidence et à la gestion du budget de la présidence. Au sein de l'équipe présidentielle (Présidente, VP et chargés de mission, membres du cabinet), l'asssistant(e) de direction assure l'accueil du cabinet de la présidence, se faisant, elle participe à la représentation de la présidence. Il/elle a en charge la gestion de l'agenda de la présidente et veille, en lien étroit avec le secrétariat de la Direction générale des services, à la bonne présentation des documents sensibles et stratégiques.

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil

- Accueil physique et téléphonique au secrétariat de la présidence

- Réception, commandes de traiteurs en lien avec le (la) collègue chargé(e) de la régie, mise en place, gestion logistique

Gestion administrative

- Gestion de l'agenda de la présidente en lien avec le (la) chef(fe) de cabinet et soutien sur le suivi de l'agenda des vice-présidents

- Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers partant de la présidence

- Organisation de réunions et d'événements spécifiques (Palmes académiques, Doctorat honoris causa, réceptions)

- Préparation des documents à la signature de la Présidente

- Gestion du courrier de la présidence sous toutes ses formes -mails, courriers papiers

- Préparation et diffusions des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la présidence

- Gestion et réservation des salles de réunion

- Gestion des fournitures du cabinet de la présidence (état du stock, commandes)

- Gestion en autonomie de certains dossiers administratifs

Gestion financière

- Suivi du budget de la présidence (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation du service fait) en collaboration

- Organisation et suivi des déplacements de l'équipe présidentielle (réservation, ordre de mission)

- Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement

- Maîtrise de l'outil informatique et des technologies de la communication (messagerie internet, pack office, mailing etc.)

- Qualités rédactionnelles

- Sens du travail en équipe

- Rigueur et discrétion professionnelle

- Esprit d'initiative et bon relationnel

- Dynamisme, réactivité et capacité d'anticipation

- Disponibilité

- Loyauté

- Aptitude à l'organisation et à la coordination

- Capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences

Formation

Bac ou équivalent

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres : 22500 étudiants

Elle est depuis 2020 coordinatrice de l'université européenne European Reform University Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020).