Assistant de Direction (h/f) ADECCO

Adecco Nantes Tertiaire recrute pour l'un de ses clients basés à Rezé un assistant de direction (H/F)

Rattaché(e) au directeur de campus, en lien étroit avec ce dernier et la responsable des services, vous assurez l'organisation de l'activité quotidienne de la direction et contribuez à leurs missions en instruisant des dossiers spécifiques.

Parmi vos responsabilités, Vous interviendrez principalement sur :

Le champ administratif :

• Instruire les dossiers courants de la direction et en assurer le suivi : prise de rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, préparation matérielle de réunions…
• Prendre en charge les principaux dossiers thématiques
• Participer aux réunions institutionnelles : constitution de l'ordre de jour, prise de notes, rédaction de compte rendu, diffusion, suivi d'actions
• Assurer la gestion de l'agenda du directeur (prise de rendez-vous dans le cadre spécifique de la politique mécénat et d'influence de l'UCO )
• Organiser des réunions du conseil de campus en appui à la direction
• Apporter un soutien administratif auprès de la direction des services : assurer le suivi et l'archivage des contrats fournisseurs ; contrôler des factures fournisseurs ; tenir à jour la liste des personnels etc …)

Le champ de l'organisation :

• Gérer la réservation du véhicule de prêt
• Editer et recueillir les ordres de mission des personnels
• Organiser les déplacements en France et à l'étranger de la direction
• Organiser la logistique des évènements internes : salle, traiteur, transports des conférenciers….

L'accueil :

• Soutenir le bon fonctionnement du service : accueil des visiteurs, prise des appels du standard
• Assurer les conditions d'accueil des nouveaux personnels

Le domaine de la communication :

• Réaliser des revues de presse
• Participer à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunion d'informations, temps conviviaux institutionnels…
• Mettre à jour de la base de données institutionnelle
• Créer le calendrier des réunions institutionnelles

Le domaine financier :

• Assurer le traitement des factures : suivi, saisie, mise en signature
• Suivre les budgets

Le domaine RH :

• Coordonner le onboarding des enseignants permanents
• Gérer les ordres de mission des enseignants permanents
• Mettre à jour la liste du personnel
• Gérer l'affichage obligatoire

• Doté(e) d'une formation supérieure, type BTS Assistant Manager, avec une expérience professionnelle d'assistanat de direction de 5 ans minimum idéalement dans l'Enseignement Supérieur
• Rigueur, Organisation, Adaptabilité, Polyvalence
• Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles
• Vous savez hiérarchiser les priorités et votre discrétion et sens de la confidentialité sont inhérentes à la fonction.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Teams).

Contrat :

• Semaine de 35h
• Contrat de 3 à 6 mois