Assistant de direction (H/F) Université de Reims Champagne Ardenne

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un Assistant de direction (H/F) au sein de l'IUT de Reims. Il/elle aura la charge d'assister le Directeur de l'IUT de Reims-Châlons-CharlevilIe et le chef des services administratifs (CSA) dans l'organisation quotidienne de leur travail et d'assurer une interface à l'interne et à l'externe.

Missions à l'appui de la direction de l'IUT

• Assister le Directeur et le CSA dans l'organisation quotidienne

• Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions liées à la Direction

• Rédiger les différents PV de Conseils ou Comités

• Participer à l'animation et à la coordination de l'équipe de direction

• Assurer la tenue de l'agenda du Directeur de l'lUT et gérer la représentation du directeur

• Gérer les signataires présentés à la signature du Directeur de l'lUT

• Rédiger, suivre et traiter les courriers

• Participer à l'instruction des dossiers et projets portés par la Direction

• Suivre la mise en œuvre des décisions de la Direction

Missions confiées en matière de pilotage

• Assurer la gestion du club entreprise, et son suivi, dont l'ALUMNl

• Organiser les différentes manifestations

• Préparer et suivre les différentes évaluations de l'lUT, le Contrat d'objectifs, de moyens et de performance

• Gérer les réceptions en lien avec le CSA

• Assurer la gestion du service civique

• Piloter et organiser administrativement la collecte de la taxe d'apprentissage

• Assurer le suivi administratif et financier des financements spécifiques, comme les cordées de la réussite site de Reims

Contraintes particulières de travail

• Horaires de travail en lien avec l'activité

• Présence nécessaire Iors des différentes réunions

• Assurer les astreintes téléphoniques dans le cadre de la sécurité du site de 17h00 à 20h00 du lundi au vendredi, et de 8h00 à 13h00 le samedi, et ce conformément au planning

Connaissances :

• Connaissance du métier d'assistant de direction ;

• Connaissance du fonctionnement de I'IUT et de l'Enseignement Supérieur ;

• Rédaction administrative ;

• Disponibilité et capacité d'adaptation, discrétion, loyauté, sens du service public ;

• Notions de comptabilité, recherche de textes réglementaires ;

• Maîtrise des outils informatiques et de communications ;

• Fortes capacités rédactionnelles ;

• Esprits de synthèse, rigueur et clarté ;

• Grande autonomie, capacité à travailler de manière transversale et à rendre compte ;

• Sens du dialogue et de l'écoute.

Savoir-faire :

• Évaluer et hiérarchiser des besoins ;

• Apporter des réponses à des besoins spécifiques ;

• Travailler en équipe ;

• Mettre en œuvre des procédures et des règles ;

• Réaliser des synthèses ;

• Définir des procédures et des règles.

Savoir-être :

• Capacité d'adaptation ;

• Sens de l'organisation ;

• Réactivité ;

• Rigueur / Fiabilité ;

• Sens relationnel ;

Type de recrutement

Poste de catégorie B ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

Temps plein

CDD à pourvoir le 01/09/2024 jusqu'au 31/08/2025

Conditions salariales

Rémunération selon expérience

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 20 juillet 2024

5ème employeur du territoire champardennais, l'Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.

Choisir l'Université de Reims Champagne Ardenne, c'est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l'international. C'est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche.