Assistant de Direction (F/H) ADEQUAT

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE :

L'Assistante de Direction est placée sous l'autorité directe de la Directrice Territoriale.

Elle apporte à sa Direction aide et soutien en termes d'accueil, de suivi des dossiers, d'organisation et de communication.

Missions générales:

- Assure le travail de secrétariat et d'assistance de la direction.
- Participe à la rédaction et à la mise en page de tous documents ou rapports demandés par sa hiérarchie ainsi que la saisie de courriers, ou autres textes
- Assure la gestion administrative du personnel
- Etablit l'état préparatoire des salaires

Activités du poste:

-Tient informé la Direction de tous évènements en lien avec le fonctionnement des établissements

Ressources humaines (en lien avec le Siège de l'association) :

- Assure le suivi du recrutement (annonce, traitement des candidatures, suivi administratif des embauches
- Centralise la gestion administrative du personnel
- Collecte les éléments variables de paie, élabore l'état préparatoire des salaires
- Formation : enregistre et veille à la conformité des demandes, et assure la transmission vers le siège des documents de suivi de formation
- Gestion des dossiers RH avec suivi des mouvements
- DUERP : suivi et mise à jour du tableau
- Assure en lien avec la médecine du travail l'ensemble des obligations (fiche entreprise, RDV, convocations....)
- Veille à la bonne tenue des dossiers du personnel (fiche salariée, contrats...)

Assistanat de Direction :

- Rédige à la demande de la Direction : courriers, notes de services, tableaux, etc...
- Saisit, met en forme, édite des documents pour la Direction,
- Assure chaque fois que nécessaire, la gestion de l'agenda de la Direction,
- Diffuse des notes de service émanant de la Direction,
- Classe et archive les documents de la Direction,
- Participe à la mise en place des divers évènements organisés par le territoire
- Gère et traite les courriers, mails, à destination de la Direction
- Participe aux réunions de Direction
- Traite et suivre les dossiers confiés
- Assure le suivi et le paiement des factures de direction, en lien avec le service comptabilité

Développement / Communication :

- A la demande de la Direction, transmet les informations émanant du Siège
- Participe à la mise en place des divers événements organisés par le territoire et/ou par l'association, et élabore des supports de communication y afférant

Poste à pourvoir en mi-temps du Lundi / Mardi et Vendredi de 09h à 17h.

Vous serez amené(e) à travailler sur le site de Roissy-en-Brie / Pontault-Combault et Vaulx le Pénil (prêt d'un véhicule de service).

Profil recherché :

-Etre titulaire d'un diplôme de niveau III, type : BTS, DUT Secrétaire/Assistante de Direction, bac +2 d'Office Manager, notamment les BTS Assistant Manager ou assistant de gestion PME /PMI
- Connaître les règles de fonctionnement institutionnel et associatif
- Savoir positionner sa fonction au sein de l'organisation
- Savoir respecter les échéances
- Rigueur, autonomie dans la mise en oeuvre de son travail
- Exploite les logiciels informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Avoir des capacités rédactionnelles avérées
- Etre capable de polyvalence
- Respecte une stricte obligation de confidentialité et de discrétion
- Fais preuve de loyauté envers l'association
- Etre réactif, faire preuve d'initiative et être force de proposition