Assistant de Direction (h/f) LHH Recruitment Solutions

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expertes, cadres et dirigeantes, recherche pour son client un Assistant de direction H/F

L'équipe Marketing institutionnelle promeut des solutions et des services à destination de la clientèle institutionnelle domestique et internationale par le biais de production de contenu et d'évènements.

Description de la mission

Au sein de la Division Institutionnels, vous assurerez l'assistanat de la Responsable des équipes commerciales institutionnelles monde et de la Responsable du soutien au développement commercial monde. .

Vos principales missions :

- Gestion de l'agenda des Responsables de pôles (pas d'accès à leur mail)

- Accueil et filtrage des appels téléphoniques, organisation de réunions, mise en forme et préparation de documents.

- Planification des réunions internes et externes, notamment auprès des responsables pays, des autres divisions et des responsables de la ligne métier.

- Organisation et préparation des réunions et séminaires d'équipes en coordonnant les agendas des participants et intervenants ainsi que la logistique nécessaire

- Travail en mode projet sur 2 évènements annuels

o Organisation d'agenda, prise de rendez-vous, accueil des équipes de vente internationales

- Organisation des agendas, prise de rendez-vous, coordination avec les autres activités

- Organisation des déplacements internationaux des deux responsables ainsi que les quelques déplacements de l'équipe de soutien au développement commercial.

- Organisation des rendez-vous clients en France et à l'étranger (réservation des billets, hôtels…).

- Interface pour la transmission d'informations entre et les différents interlocuteurs internes et externes.

- Mise à jour des contacts, classement et archivage des dossiers.

Direction des Ressources Humaines

- Gestion des notes de frais et commande des fournitures.

- Suivi du budget marketing institutionnel (coordination avec pôle achat et réconciliation)

Ce poste nécessite la pratique courante et quotidienne de l'anglais (avec la responsable de la vente institutionnelle mondiale, avec les clients et l'ensemble des commerciaux institutionnels dans le monde). Concernant les 2 événements annuels, vous serez amené à travailler en mode Projet avec d'autres entités du Groupe nécessitant que coordination et une anticipation de l'activité.

Spécialisation Etudes : Bac+3 en assistanat de direction.

• Expérience : Une expérience significative sur un poste dans un environnement commercial ou de service.

• Compétences recherchées : Solides compétences organisationnelles. Réactivité/dynamisme et bon relationnel face à des interlocuteurs exigeants. Autonomie/esprit d'initiative, sens des priorités et de la confidentialité.

Connaissance informatique et niveau attendu

Outils informatiques : Maitrise de Power Point, bonne utilisation d'Excel.

Langues et niveau attendu

Langues Anglais courant.

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement et évaluation d'experts, cadres et dirigeants, vous accompagne tout au long de votre carrière et s'assure que vous soyez " Ready For Next ".

A votre écoute, nos experts en recrutement vous guident pour aller de l'avant et faire évoluer votre carrière vers la prochaine étape.