ASSISTANT DE DIRECTION (F/H) Réunion des Musées Nationaux - Grand Palais

La/Le titulaire du poste assiste la Directrice de la DEVGP ainsi que ses adjoints.

ASSURER LE SECRETARIAT ET L'ASSISTANAT :

• Prendre en charge la gestion d'agenda, la prise de rendez-vous, le filtrage des appels téléphoniques, la prise de messages, le premier accueil des correspondants, les réservations pour des déjeuners, etc…

• Organiser les déplacements tant en France qu'à l'international : réservation des transports, hôtels, location de véhicules…

• Organiser les réunions et les séminaires de la direction

• Préparer des dossiers et les archiver, effectuer les impressions ou les photocopies demandées

• Maintenir un classement fiable de l'ensemble des documents traités pour une reprise rapide des dossiers en cas d'absence

• Rédiger des comptes rendus de réunion et préparer des réponses simples à des courriers

• Gérer l'approvisionnement en fournitures diverses pour la direction

• À la demande, intervenir sur des présentations Powerpoint ou produire des présentations simples (ex : présentation de saison pour les instances en internes - CA, CSE…)

• Contrôler les documents à la signature de la directrice (raisons des demandes, contrôle des devis)

• Assurer le suivi des dépenses cartes affaires et établir les notes de frais dans le progiciel de gestion intégrée

• Assurer une maintenance de premier niveau sur le matériel de la Direction : télécopieur, photocopieur et faire intervenir les prestataires de maintenance lorsque nécessaire

• Contribuer à la répartition des fournitures de bureaux en fonction des besoins

CONTRIBUER À LA BONNE CIRCULATION DE L'INFORMATION AUPRES DES DIFFERENTS INTERLOCUTEURS

• Assurer le relais entre les interlocuteurs internes et externes, notamment pour récolter les informations nécessaires au suivi des dossiers et veiller au respect des délais de réponse

• Coordonner les circuits d'information et veiller à transmettre dans les délais les informations importantes Organiser la diffusion des documents dans le respect des calendriers fixés

• Assurer le filtrage de parapheurs (vérification de la forme) puis leur suivi

• Assurer le relai avec les directions internes

PARTICIPER À LA VALORISATION DES ESPACES DU GRAND PALAIS

• Participer à la communication du programme des événements

• Rédiger les textes du rapport annuel d'activité pour la direction

• Organiser des opérations de relations publiques en lien avec le service de développement commercial de la direction

• Réaliser des outils de promotion des espaces du Grand Palais (flyer, petites brochures de saison…)

PARTICIPER AUX ACTIONS DE SYNERGIE DU GRAND PALAIS AVEC SON ENVIRONNEMENT

Gérer l'organisation du comité de quartier

De Formation bac+2/3, type BTS Assistant de Direction /Assistant Manager, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire (assistanat de Direction Générale) idéalement acquise dans un établissement public culturel.

Vous êtes à l'aise pour accueillir les interlocuteurs au téléphone de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie, de la disponibilité. Vous savez organiser des réunions, rassembler les éléments utiles auprès des sources compétentes et constituer un dossier préalable à une prise de décision. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur dans l'exécution de vos tâches et d'efficacité dans la gestion des priorités et des délais contraints. Vous assurez de façon optimale et fiable le suivi administratif des dossiers de la direction que vous assistez.

Vous maîtrisez les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire et disposez d'une communication orale et écrite de qualité en français. Vous savez prendre des notes de façon rapide, précise et exhaustive dans des situations telles que des réunions de travail.

Vous avez un sens du service développé, complété de capacités relationnelles basées sur l'écoute, la discrétion et la confidentialité.

Vous êtes reconnu-e pour votre capacité à travailler en équipe comme en réseau. Vous savez entretenir des relations de qualité avec des interlocuteurs variés et faire vivre avec discernement un réseau d'information et de communication en transversalité.

Votre parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) et des logiciels dédiés à l'activité (notamment de PAO), vous permettra de réussir avec aisance dans les missions de ce poste.

Votre candidature

Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.

Le GrandPalaisRmn recherche pour sa Direction des Evénements et des Visiteurs du Grand Palais :

Un assistant de direction (F/H) en CDI

La Direction des Evénements et des Visiteurs du Grand Palais (DEVGP) a pour missions de valoriser, notamment en les commercialisant, les espaces du Grand Palais en cohérence avec l'ambition culturelle de l'établissement, de garantir le bon déroulement des activités qui y sont organisées, de s'assurer de l'accueil optimal de l'ensemble des visiteurs et de faire du Grand Palais un lieu de vie. Pendant la fermeture pour travaux, la DEVGP gère le Grand Palais éphémère. La directrice des Evénements et des Visiteurs du Grand Palais est secondée par deux directeurs adjoints (F/H), l'un pour la commercialisation des espaces, l'autre pour l'accueil des événements.

La DEVGP est composée du :

• Service Développement commercial, des événements et des privatisations

• Service Administratif, affaires générales et concessions

• Département de la Coordination des événements - département des Visiteurs.