Assistant.e de Direction AMUE

L'assistant/assistante de direction accompagne la directrice ou le directeur général(e) des services (DGS) afin de faciliter et d'optimiser son activité. En étroite collaboration avec la ou le DGS, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble de ses activités.

Les principales missions sont :

Gestion de l'agenda

+ Gérer et optimiser l'agenda avec un souci de cohérence et de priorité des actions et d'équilibre organisationnel

+ Organiser les déplacements de la ou du DGS

+ Préparer et planifier les réunions (assurer toute la logistique de l'organisation des réunions : ordre du jour, rédaction des comptes-rendus, …)

+ Assurer le suivi et le respect des échéances des services de la DGS

Assurer le secrétariat

+ Elaborer le budget de la direction générale des services en lien avec la ou le DGS et en suivre l'exécution,

+ Réaliser des outils d'analyse et de reporting financier,

+ Gerer les commandes des titres repas de l'ensemble des agents rattachés à la Direction Générale des Services et à la Direction

+ Rédaction de notes, comptes-rendus, supports de présentation,

+ Centraliser les besoins en formation des agents de la direction générale des services, veiller à la priorisation des demandes et les transmettre aux ressources humaines.

+ Valider les demandes de congés et d'absence de la ou du DGS

+ Gestion administrative et financière courante (dépenses, devis etc..)

+ Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).

Gestion des évènements

+ Organiser les événementiels internes et en assurer la logistique :

o Accueil des nouveaux,

o Journée des personnels en lien avec la Chefferie de cabinet

o Journée de noël,

o Séminaires et comités de la DGS

o Groupes de travail divers, formations

+ Participer à l'organisation des instances de l'Amue en lien avec la Chefferie de cabinet

Gestion du courrier et des mails

+ Gérer, assurer le suivi du courrier et des mails de la ou du DGS, rédiger des projets de réponse, assurer les envois

+ Trier le courrier sur le site parisien

+ Gestion et suivi du courrier de la Direction : enregistrement du courrier reçu et dispatching en l'absence de la Chefferie de cabinet

Savoir

Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Excel, Word, Powerpoint)

Maitrise des techniques de communication écrites et orales

Savoir faire

Bonnes compétences rédactionnelles

Savoir gérer les pics d'activités ainsi que la diversité des sollicitations

Savoir prioriser et hiérarchiser

Être méthodique et précise dans les procédures

Savoir rendre compte de son activité

Excellente capacité d'organisation de son activité

Savoir être

Grande discrétion

Dynamisme et proactivité

Sens du relationnel et diplomatie

Grande rigueur

Sens de l'organisation

Ponctualité

Disponibilité

Statut

Fonctionnaire : détachement sur contrat ou mise à disposition.

Contractuel : contrat de droit public de 3 ans (renouvelable une fois puis reconduction sur un CDI).

Localisation

Le poste est implanté à Paris.

Des déplacements ponctuels à Montpellier sont à prévoir.

Avantages

+ Aménagement possible du temps de travail (possibilité sur 4.5 jours sous conditions).

+ Titres repas

+ PC portable

+ Jusqu'à 3 jours par semaine

+ Comité d'entreprise

+ Mutuelle : prise en charge jusqu'à 15 € par mois sous réserve des justificatifs.

Rémunération

Entre 25 k€ et 35 k€ par an.

L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.

Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.

Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.

Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.

Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.