Assistant de direction bilingue (H/F) Actual

Up Skills Cadres & Experts recrute pour l'un de ses clients en finance, deux Assistants de direction bilingue anglais (H/F) pour un CDI et un CDD pour un remplacement de congés maternité, jusqu'à fin janvier 2025.
Les postes sont à pourvoir au plus vite

Salaire : 40/50 KEUR selon profil pour 39 heures hebdomadaires
Télétravail possible
Lieu : 75008 Paris
Avantages : Tickets restaurant 14EUR (50% pris en charge par l'employeur), titre de transport remboursé à 50%.

L'Executive Assistant a pour objectif d'appuyer son Président ainsi que son responsable direct (Office Manager) dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et en le déchargeant des tâches administratives. Servant principalement d'interface entre le Manager et ses principaux interlocuteurs, il/elle remplit les missions suivantes :

Décrocher les appels et lui transmettre les informations importantes/filtrer les appels téléphoniques

Accueillir une clientèle française ou internationale

Assurer la lecture du courrier et des e-mails et les classer par ordre de priorité

Archiver le courrier si nécessaire

Travailler en coordination étroite avec les autres assistantes, et sous l'autorité de l'Office Manager

Gérer l'agenda sur OUTLOOK et organiser les réunions du Président et de ses autres managers suivant ses priorités et sa disponibilitéOrganisersesdéplacements,sesrendez-vous,appelstéléphoniques, visioconférences, déjeuners d'affaires, et préparer ses notes de frais

Prévoir régulièrement certains séances de débriefing avec son Manager pour être au fait de l'évolution de son travail et les éventuels contretemps de sa journée.

Participer à l'organisation d'évènements annuels ou ponctuels

Participer aux services généraux avec l'Office Manager telles que les prises de commandes pour le bureau de fournitures et consommables et vérifier la conformité des livraisons

il/elle doit être organisé(e) et savoir trier les informations par ordre de priorité.Pour optimiser son travail, il/elle doit pouvoir travailler en multitâches avec toujours autant d'efficacité. Il/elle doit être polyvalent(e) et proactif(ve)L'Assistant(e) du Président doit avoir un excellent esprit d'équipe, à la fois pour interagir étroitement au quotidien avec l'Office Manager et être en mesure d'assurer son backup lorsque c'est nécessaire, mais aussi pour être capable de former en toute humilité, aider et soutenir les autres assistantes en toutes circonstance, sans jamais porter de jugement

L'assistant du Président est en contact tant avec les services de son entreprise qu'avec des personnes à l'extérieur. Il/elle doit savoir communiquer et faire preuve d'excellentes qualités relationnelles.


De bonne présentation, il/elle doit être de bonne humeur naturellement avenant(e) & altruiste. Avoir l'esprit d'équipe, surtout dans une petite structure comme la nôtre est essentiel !

Il/elle devra être de nature patiente et accepter sans réserve d'effectuer des tâches parfois plus ingrates/moins gratifiantes telles que les impression, scans et reliures de documents, sinon les préparations de boissons (y compris chaudes) pour les visiteurs, la mise en place et le débarrassage des salles de réunion

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