Assistant(e) de Direction (F/H) Département des Deux-Sèvres

Sous la responsabilité de la cheffe de Cabinet, vous serez chargé d'apporter votre soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers et aurez pour mission principale la gestion et le suivi des invitations adressée à la Présidente du Département.

Vous assurerez l'enregistrement et le suivi des invitations adressées à Madame la Présidente du Conseil départemental et devrez rechercher les informations nécessaires à la prise de décision sur la suite à donner à ces invitations (financement, partenariat, actualité…).

Vous devrez identifier les élus susceptibles de représenter la Présidente, de répondre aux organisateurs, et d'assurer le suivi des suites de l'événement, en travaillant notamment sur un tableau de suivi des représentations.

Vous assurerez la gestion administrative des activités du chef de cabinet, une gestion dynamique de l'agenda (préparation et organisation de rendez-vous, de réunions…), et des appels téléphoniques.

Vous serez amené, par une rédaction simple à répondre aux courriers de la présidente, à rédiger des notes simples à partir de consignes orales et/ou de dossiers, de notes, des comptes-rendus ou relevés de « suites à donner » et suivi, et à la mise en forme de documents, tout en vous chargeant de l'enregistrement et du classement de l'ensemble de ces documents. La gestion des bases de données de contacts de la Présidente et du cabinet, sera une de vos tâches avec le suivi comptable et RH des agents (planning des absences) en lien avec la Cheffe de cabinet.

Vous serez chargé d'organiser et préparer la documentation des réunions tout en centralisant la présence des élus aux instances. Vous serez en relation permanente avec les assistantes de la Présidente, les coordinatrices des élus, les assistantes des autres directions générales, et des secrétariats opérationnels.

Une expérience professionnelle similaire au sein d'une collectivité serait fortement appréciée. De nature discrète et loyale, vous savez faire preuve de rigueur et d'organisation. Vous savez travailler en autonomie, et vous êtes force de proposition et possédez une capacité d'adaptation (gestion d'urgence en fonction de l'actualité politique). Avoir un intérêt pour l'actualité politique locale et régionale serait un atout. Une disponibilité peut être demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences ;

Conditions liées au poste :

Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle

Cycle de travail de 39 heures par semaine, 25 congés annuels et 23 RTT par an

Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux, date limite de dépôt des candidatures: 23/08/2024

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Cécile FOURNIER - Cheffe de cabinet - Cabinet de la Présidente - ******************************

En rejoignant le Département, vous intégrez :

- Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes

- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action

Nos atouts:

- De nombreuses prestations d'action sociale et avantages, qui viennent compléter le régime indemnitaire

- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel, dans un cadre de vie agréable, au vert et à proximité de l'océan

- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projets

Au nord de la Région Nouvelle-Aquitaine, entre Loire et océan, à 1h50 de Paris en TGV et 30 minutes du littoral, le Département des Deux-Sèvres bénéficie d'un environnement attractif et d'un cadre de vie agréable, connecté et dynamique.

Acteur de proximité au cœur de la vie de ses 375 000 habitants, le Département des Deux-Sèvres emploie près de 1 800 agents dans plus de 150 métiers différents, agissant au quotidien au service des usagers et du territoire.