ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) Bird Intérim

Accueil et Traitement du courrier

           - Assure l’accueil téléphonique et physique des visiteurs,

- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l’appel, raison de l’appel),

- Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, …),

- Assure la sauvegarde informatique.

 

Administratif

- Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, …)

- Assure la constitution des dossiers administratifs, techniques et chantier,

- Etablit les demandes de cautions bancaires,

- Ouvre les chantiers sur le progiciel,

- Gère l’envoi et la réception des enquêtes de satisfaction et des certificats de capacité,

- Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),

- Assure le classement et l’archivage des dossiers et courriers.

 

Secrétariat Technique

- Etablit les DICT / Arrêté et s’assure des retours,

- Met en forme les PPSPS, les Plan de Retrait Amiante, les modes opératoires, les DOE et établit les courriers d’envoi,

- Gère les déclarations de sinistre,

- Déclare à l’assureur les véhicules ou engins qui doivent être assurés,

- Gère les dossiers des véhicules et matériels, création, mise à jour, archivage,

-Gère le suivi des données contenues dans les cartes chronotachygraphe (déchargement carte conducteur, suivi des infractions, établissement des attestations de non conduite,…).

 

Appels d’offres 

- Elabore le dossier de candidature, assure la mise à jour régulière des documents sortants liés au dossier de candidature (dossier de présentation de l’entreprise, tableau de références,…),

- Analyse le tableau de prise d’affaires avec une personne des études pour la préparation des dossiers à venir,

- Participe à la gestion de l’offre : mise en forme DQE, DPGF, AE, vérification des pièces demandées, assiste le Directeur ou bureau d’études pour finaliser le dossier.

- Transmet et classe des dossiers.

 

Missions liées à l’activité de désamiantage 

- Met en forme et envoie des plans de retrait amiante et modes opératoires,

- Assure le suivi administratif des dossiers,

- Etablit les demandes de stratégies d’échantillonnage,

- Gère les analyses amiante,

- Gère les bordereaux de suivi déchets amiante (assure le courrier d’envoi au maitre d’ouvrage et la saisie dans le registre des déchets),

- Collecte des demandes de CAP pour classement.

- Gère le stock « carnets déblais REVAGA » (approvisionnement, inventaire et saisi des tickets),

- Met à jour la liste des numéros de téléphone,

- Assure l’approvisionnement en fournitures diverses et en carburant

- Propose des actions visant à l’amélioration,

- En réfère à N+1 pour l’ensemble de ses missions.

Formation :

-          BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion,

-          Licence, DUT en Administratif, ….

 

Expérience : Une première expérience dans le BTP est un plus.

 

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Secteurs variés, missions intérim de courtes ou longues durées, contrats CDD ou CDI, nous nous adaptons à vos besoins