Assitant de direction et de communication H/F Université Jean Moulin Lyon 3

Environnement et missions principales :

La Faculté des Humanités, Lettres et Sociétés regroupe 6 départements d'études : Aménagement et Sciences des Territoires (ASTRE) ; Géographie & Territoires ; Histoire ; Langues et Littératures Anciennes ; Lettres Modernes et Science de l'Information et de la la Communication. Elle compte : 102 enseignants-chercheurs et 23 personnels administratifs ; 30 formations diplômantes et 10 préparations aux concours ; 2 922 étudiants dont 125 internationaux ; 924 diplômés en 2021 et 8 unités et équipes de recherches dont 2 lui sont rattachées : MARGE et ELICO./
Placée sous l'autorité fonctionnelle de la Doyenne et sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif et financier de la Faculté, l'agent exercera les principales activités suivantes :

Appui à la direction :
Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la direction et des services administratifs de la Faculté,
Gérer les agendas et contrôler les échéances des dossiers à rendre, des demandes à traiter ou des réunions à préparer de la Doyenne et du Responsable administratif et financier,
Gérer les demandes de matériels et les stocks de de fournitures administratives en lien avec la gestionnaire financière,
Mettre à jour les droits d'accès des personnels : comptes informatiques, applications, cartes professionnelles, locaux, affectation de places de parking, ect, avec les directions de l'Université : Numérique ; Immobilier et de la logistique, RH…
Répondre aux demandes d'informations internes, externes et orienter les usagers : étudiants personnels, personnes extérieures,
Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les documents administratifs : comptes-rendus, de procès-verbaux, synthèses, prise de notes.

Communication :
Assurer la mise à disposition, mettre à jour, diffuser les informations à destination des étudiants et personnels consultables à partir du site Web, de réseaux sociaux, et des autres outils de communication institutionnels exploitables par la Faculté (messageries, affichages...).
Animer une future page Instagram à destination des étudiants de la Faculté,
Apporter une assistance administrative, technique et un relais opérationnel aux organisateurs d'événements de la Faculté et de l'établissement,
Créer des supports de communication simples (print et web),
Effectuer les réservations des espaces de réunion de la Faculté et des salles avec les services centraux.

Compétences professionnelles :

Savoir- faire :

Savoir accueillir et interagir avec différents interlocuteurs ;

Savoir partager l'information, rédiger, traiter et transmettre les décisions ;

Savoir gérer les priorités,

Savoir rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée ;

Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure et des tableaux de bord.

Savoir-être :

Avoir le sens des responsabilités ;

Avoir le sens du relationnel ;

Adapter sa communication à différents publics ;

Être capable de travailler en autonomie en respectant des consignes ;

Être capable d'anticiper des échéances, des problèmes potentiels, les besoins d'information ;

Être organisé, méthodique et rigoureuse

Faire preuve de discrétion (accès à des données sensibles ou à caractère personnel).

Diplôme souhaité (s) : BAC au minimum

Expérience souhaitée : 3 ans

Connaissance et outils :

Connaître le fonctionnement, l'environnement professionnel d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche ;

Connaître l'offre de formation universitaire ;

Maitriser les outils et les réseaux de communication ;

Maîtriser au moins les logiciels Excel et Word.

Service recruteur : Faculté des humanités, lettres et sociétés

Localisation du poste : Campus des quais - 7 rue chevreul 69007 Lyon

Date de prise de poste : 7 octobre 2024

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1930€ + négociable selon expérience + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle