Assistant de direction H/F Université Jean Moulin Lyon 3

Missions et activités

Gestion administrative

- Assurer l'accueil téléphonique et physique des personnels de la faculté de droit et des extérieurs (professionnels, accueil de délégation, tout public - autres administrations)

- Organiser les agendas partagés du doyen et du responsable administratif

- Traitement et transmission du courrier postal dans les services internes de la faculté

- Planifier les activités et les échéances, suivi des dossiers en cours, répartition des tâches entre les assistantes

- Organiser les réunions internes et externes en lien avec les partenaires de la faculté de droit

- Traitement des messageries « Secrétariat doyen droit » « doyen droit » et « faculté de droit »

- Gestion de nombreux dossiers transversaux sur un espace commun de la faculté

- Assurer la circulation de l'information de la direction vers les services administratifs et/ou de scolarité internes à la faculté de droit et au niveau des services centraux de l'université

- Rédaction de courriers, comptes-rendus, notes, enregistrement des courriers arrivés et sortants

- Préparation, mise à jour et classement des dossiers du doyen et du responsable administratif

- Participation aux évènements institutionnels (Evaluation HCERES des équipes de recherche de la Faculté de droit…)

- Appui administratif et suivi des actions de l'équipe décanale (assesseurs du doyen)

- Suivi des manifestations et cérémonies officielles de la faculté de droit, appui administratif au service communication (Inaugurations, rentrées solennelles et assises de la faculté, cocktails de clôture, colloques, déjeuners de fin d'année du doyen,…)

- Appui administratif à l'organisation matérielle des comités de sélection et des commissions ad-hoc

- Actualiser les bases de données (bases de données contacts - vœux du doyen…)

- Procéder à l'archivage, au classement des documents

Gestion logistique / comptabilité du service

- Organisation des réunions : réservation de salle, montage du dossier évènementiel pour les services techniques de l'université (services audio-visuel, logistique et sécurité)

- Mise en forme de supports pour les réunions

- Organisations des déplacements du doyen et des membres de l'équipe décanale

- Gestion des réservations de salles (transmission des imprimés de salles de prestige de l'université et gestion du planning de la salle des Professeurs de droit)

Rôle d'interface avec les partenaires internes et externes :

- Partenaires internes (Équipe de direction, services centraux et communs, composantes, services techniques)

- Partenaires extérieurs (Rectorat, conférence des doyens, grandes écoles, tribunaux, administrations, collectivités locales….)

Compétences opérationnelles et comportementales :

- Planification des tâches administratives : répartition du travail entre les assistantes : savoir prioriser les tâches

- Préparation des dossiers en fonction des échéances

- Disponibilité, flexibilité, adaptabilité

- Discrétion et confidentialité absolue

- Rigueur et fiabilité

- Autonomie dans l'organisation du travail

- Capacité de raisonnement et prise d'initiatives

- Sens de l'accueil et de la diplomatie

- Communication, échange : savoir retranscrire une information rapidement

- Réactivité

- Travail en équipe

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : 1 an minimum

Connaissance et outils :

- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et applications de gestion universitaire : gestion pédagogique, gestion des salles et heures complémentaires)

- Connaissance des techniques de secrétariat

- Connaissance de l'environnement professionnel (loi LRU, Loi ESR) et de l'organisation de l'université, de l'offre de formation de la faculté de droit

Service recruteur : Faculté de Droit

Date de prise de poste : 01/09/2024

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1929€ + négociable selon expérience + primes annuelle

Le poste est ouvert aux personnels titulaires

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l'établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l'établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l'Université Jean Moulin offre un espace d'apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l'Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du DUT au doctorat dans un cadre d'études de qualité. Ouverte sur l'Europe et sur le monde, l'Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l'égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d'entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l'Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

La Faculté de droit délivre des formations de niveau Bac + 3 à Bac + 8 (Licence, Master, Doctorat) aux étudiants projetant une carrière juridique ou judiciaire.

Elle accueille près de 10 000 étudiants par an entre ses murs.

Futurs avocats, notaires, huissiers de Justice, mandataires de Justice, chefs d'entreprise, cadres de la fonction publique nationale et internationale fréquentent chaque jour cette
Institution de référence créée en 1875.