Assistante de Direction Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil

Le Groupement Hospitalier recrute une assistante de Direction partagé entre la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat et la Direction des parcours patients et des coopérations. Le poste basé au CHI de Créteil (avec des déplacements possibles au CHI de Villeneuve-Saint-Georges) est partagé entre les deux directions : La direction de la communication des relations publiques et du mécénat et la direction des parcours patients et des coopérations. Chacune des directions est commune aux deux hôpitaux : le CHI de Villeneuve Saint-Georges et le CHI de Créteil.

Les missions envisagées pour la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat :

Missions de secrétariat:

Prise de rendez-vous / gestion de l'agenda du directeur sur les deux sites Villeneuve et Créteil, en lien avec les agendas des équipes membres de la direction, des autres directeurs et de l'ensemble acteurs internes ou externes aux hôpitaux.

Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, traitement du courrier, gestion des parapheurs de la direction.

Gestion des fichiers et des bases de données médias, institutionnelles, professionnels de santé libéraux, donateurs etc.

Préparation de dossiers en lien avec l'agenda, mise en forme des documents (courriers, PPT etc.), rédaction de comptes rendus .

Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements .

Reproduction et diffusion de documents, constitution de dossiers, suivi et archivage des documents notamment liés au Fonds de dotation des Hôpitaux Confluence .

Autres missions:

Suivi des plannings de direction, suivi des congés.

Gestion et suivi en lien avec l'informatique : organisation des dossiers partagés .

Gestion et suivi du plan de formation des agents de la direction .

Gestion des stocks des supports et documents de communication papier (livrets, brochures agendas, plaquettes, flyers, dépliants etc.)

Contribuer à l'organisation des événements de communication.

Rédaction des comptes-rendus de réunion d'équipe et de certaines assemblées.

Missions envisagées pour la Direction des parcours patients et des coopérations :

Missions de secrétariat :

Prise de rendez-vous / gestion de l'agenda du directeur adjoint sur les deux sites Villeneuve et Créteil, en lien avec les agendas des équipes de la direction et des trinômes de pôle.

Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, traitement du courrier, gestion des parapheurs.

Préparation de dossiers en lien avec l'agenda, prise de notes en réunion, frappe et mise en forme des documents, de comptes rendus.

Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements, …

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Autres missions:

Suivi des plannings Direction, suivi des congés

Proposer, alimenter et mettre en forme les documents de communication de la direction : rapport d'activité annuel, CR de staffs, CR de réunions thématiques, en lien si nécessaire avec la direction de la communication

Suivi de la campagne d'évaluation et de formation

De formation supérieure BTS Assistant(e) de Direction avec idéalement une première expérience sur ce type de missions.

Et un intérêt particulier pour le secteur de la santé .

Compétences et savoir -être attendus:

Maîtrise du pack office, des outils bureautiques ainsi que des bases de données.

Capacités organisationnelles

Gestion des priorités

Sens de la confidentialité

Capacité d'adaptation

Informations complémentaires :

Poste à pourvoir dès que possible

CDI- temps plein

Des déplacements à prévoir sur les deux établissements: CHIC (Créteil) et le CHIV (Villeneuve-Saint-Georges)

L'établissement dispose également d'un service QVT actif.

Place de parking dédiée.

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil se situe au 40 avenue de Verdun à Créteil.

L'établissement est accessible par :

La ligne 8 du métro : arrêt Créteil Université

Le bus TVM : arrêt Hôpital Intercommunal

Le bus 317 : arrêt Hôpital Intercommunal

En RER : RER A, RER D

Processus du recrutement :

Un entretien téléphonique, puis dans un deuxième temps un entretien réalisé en présentiel avec les Directeurs des services

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap

Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne : le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).

Le CHIC est un établissement de 584 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d'activité dont les domaines d'expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L'établissement bénéficie d'un plateau technique de dernière génération d'imagerie, d'examen et de recherche. Il se situe parmi les tout premiers centres hospitaliers hors CHU en matière de publication et crédits recherche grâce à son Centre de recherche clinique (CRC) et son centre de ressources biologiques (CRB) labellisés.