Assistant de Direction F/H UPEC

L'assistant-e de direction assure sa mission de secrétariat et d'appui à la coordination logistique auprès du président, de la direction du cabinet et de l'équipe de direction politique (vice-présidents, assesseurs, chargés de mission) sous la responsabilité du Directeur de cabinet.

Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique et nécessite réactivité et esprit d'équipe. Des connaissances en bureautique et une grande rapidité d'exécution sont impératives.

Activités essentielles :

• Gestion de l'agenda du président, du directeur de cabinet et de son adjoint

• Gestion occasionnelle de diverses demandes/agendas des 12 Vice-présidents

• Organisation et préparation de réunions : réservation de salles, constitution matérielle de différents dossiers, etc...

• Contribution à l'organisation d'événements (protocolaires ou autres)

• Suivi des représentations de l'équipe de direction

• Accueil des usagers internes et externes

• Réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques

• Relations avec les directions des services centraux, des facultés et instituts et avec les partenaires institutionnels de l'université

• Traitement du courrier physique et électronique et des parapheurs : enregistrement, copie, transmission

• Rédaction de correspondances (courriers, mails)

• Constitution de dossiers et gestion des archives

• Mise à jour des fichiers de contacts

• Suivi des courriels, courriers et autres sollicitations du cabinet de la présidence

• Gestion des commandes sur le budget du cabinet de la présidence

• Suivi budgétaire

• Aide à la logistique

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Compétences souhaitées, savoir-faire et savoir-être :

• Bonne connaissance du milieu universitaire, de l'enseignement et de la recherche • Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, messagerie Outlook) et aisance dans la découverte de nouveaux outils informatiques

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Sens de l'organisation et des responsabilités

•Capacité à discerner l'urgence et les enjeux des dossiers

• Capacité à travailler dans des délais contraints et à répondre à de nombreuses sollicitations variées et simultanées

• Aptitude à travailler en équipe et avec des interlocuteurs diversifiés

• Disponibilité

• Réactivité

• Rigueur

• Diplomatie

• Discrétion et respect de la confidentialité

Environnement et contexte de travail :

• Le cabinet est composé d'un directeur de cabinet, un directeur de cabinet adjoint et un.e assistant.e de direction.

Cette mission s'exerce dans un environnement dynamique et exigeant où l'esprit d'équipe et la curiosité sont des qualités essentielles

• Il est indispensable d'avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques et de faire preuve d'une grande capacité d'exécution

• La disponibilité tout comme la discrétion sont exigées

• La continuité du service doit être assurée au sein du cabinet

Acteur majeur de l'innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l'établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d'insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

Le Cabinet de la Présidence, en appui de la présidence et de son équipe, est l'instance stratégique d'élaboration et de mise en oeuvre des politiques, pour le bon fonctionnement de l'Université.