Assistant de direction qualité CHRU de Brest

Organiser pour la Direction de la qualité la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.).

Organiser au niveau institutionnel la gestion documentaire des services et des directions fonctionnelles.

La Direction qualité a pour mission de :

- Piloter la politique d'amélioration de la qualité et de la sécurité des soins et les intégrer dans les orientations stratégiques

- Apporter une aide méthodologique et un accompagnement sur les méthodes qualité et gestion des risques au sein des secteurs d'activités

- Mettre en œuvre des actions de formations dans le domaine de la qualité et gestion des risques

- Coordonner, mettre en œuvre, diffuser et suivre le recueil des Indicateurs Qualité et Sécurité des soins

- Gérer et administrer la base documentaire institutionnelle

- Contribuer à la coopération de la Direction qualité à l'échelle de la direction commune

Activités

- Accueil physique et téléphonique des personnes, des groupes, des publics

- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

- Saisie des données dans le cadre de la gestion du temps de travail de l'équipe (logiciel Chronos)

- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Prise de rendez-vous / gestion des agendas

- Réception et traitement des messages électroniques

- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

- Traitement des courriers et des dossiers de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

- Préparation des dossiers de suivi des autorisations et organismes de contrôle

- Gestion et alimentation de la base documentaire

- Gestion des demandes de cours en lien avec les écoles

- Gestion des demandes de formations en lien avec la Formation Continue

Le poste est localisé sur le site de l'hôpital Morvan, au sein de la Direction Qualité et gestion des risques

Horaires :

- 9h - 17h, de lundi au vendredi (adaptation des horaires en fonction des besoins du service)

- 10h - 18h, 1 jour sur 4 (permanence secrétariat de la Direction Générale)

Qualités requises

- Travail en équipe

- Autonomie

- Sens de la communication

- Rigueur, organisation et respect des délais

- Connaissance de l'établissement

- Adaptabilité (capacité à progresser, à apprendre et à collaborer)

Savoir-faire

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Définir / adapter et utiliser un système de gestion documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer en face-à- face auprès d'une ou plusieurs personnes

- Travailler en équipe / en réseau

- Utiliser les outils bureautiques

Etablissement dynamique situé en bord de mer, le CHU de Brest est un acteur économique de 1er plan : 1er opérateur de santé et moteur économique de la région, l'établissement est le 1er employeur de la ville.

Le Centre Hospitalier Régional Universitaire couvre un territoire comprenant une population de 1,2 million d'habitants et emploie plus de 8000 personnes dont 750 médecins. Il offre à la fois des soins de proximité et de recours.

Le CHU de BREST : Qui sommes-nous ?

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