Assistant Administratif (h/f) ADECCO

Adecco Hénin recherche pour son client spécialisé en équipement, contrôle et réparation des installations électriques un assistant administratif (H/F) pour le service maintenance.

Vous assistez le responsable de maintenance dans sa mission par la saisie et la gestion administrative du service.

Les missions qui pourront vous être confiées :

1/ Mise à jour du parc / client

- Saisir dans le parc les nouvelles fiches clients.

- Mettre à jour les fiches clients, en fonction du mouvement de matériel, noté sur les rapports d'intervention ou des fiches

récapitulatives matériel.

- Mettre à jour les fiches clients en fonction de l'évolution du statut client (Garantie/Contrat/Régie).

- Renseigner et mettre à jour type de consommables / station.

2/ Gestion des demandes et interventions

- Enregistrement et suivi des tâches planifiées (VEPS, RV2, Flexibles,…).

- Mise à jour des outils clients (GMAO CARREFOUR, ENI, ….).

3/ Gestion des contrats

- Etablir des propositions de contrats de maintenance clients (hors pétroliers), suivant les cahiers des charges et tarifs

diffusés par la Direction.

- Relancer et suivre les clients restés sans réponse suite à une proposition de contrat de Maintenance.

- Etablir la facturation client en fonction du statut : facture contrat annuel, facture régie, ...

- Etablir les avoirs de contrats et factures de Maintenance si besoin.

- Relancer et suivre les impayés maintenance clients.

4/ Gestion de la Régie

- Etablir les factures des rapports d'intervention régie à partir des pré factures ou rapports complétés.

- Etablir les avoirs Maintenance Régie si besoin.

- Relancer les devis Régie et passer en commande les devis acceptés.

- Tenir les dossiers clients (classement des rapports d'intervention, factures, courriers, commandes, fiche client...).

- Enregistrer et facturer les commandes clients de consommables.

5/ Secrétariat et suivi administratif

- Assurer l'accueil téléphonique du service et gérer la boite mail du SAV.

- Etablir les documents utiles au service tels que notes internes, courriers clients, devis, etc.

- Mettre à jour les différents tableaux de bord du service (facturation, commandes en cours, matériels sous garantie, etc.).

- Réaliser le suivi administratif du personnel du service (planning des absences, notes de frais, rapports hebdomadaires…).

- S'assurer de la bonne diffusion des documents et de leurs mises à jour auprès des techniciens.

- Gérer et suivre les réclamations clients et fournisseurs.

6/ Sécurité, Qualité & Environnement

- Respecter les procédures et instructions SQE.

- Remonter les anomalies et non-conformités rencontrées.

- Participer à l'élaboration et la mise à jour des documents SQE pour l'amélioration du processus.

- Veiller à la sécurité du personnel notamment en respectant la réglementation et les normes sécurité

Principales compétences requises :

Connaissance du pack office

Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM

Savoir-être

Raisonnement verbal

Principales compétences requises :

Connaissance du pack office

Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM

Savoir-être

Raisonnement verbal

Connaissance des logiciels KIMOCE,GESCOM

Savoir-être

Raisonnement verbal