Assistant administratif (secrétariat pédagogique) CMA Nouvelle Aquitaine

Vous serez en charge sous l'autorité du Responsable de service de la gestion de l'ensemble du suivi administratif des apprentis de ou des filières dont vous aurez la charge. Avant la signature du contrat ou dès l'entrée en formation de l'apprenti.

Il s'agit d'un renfort au secrétariat pédagogique pendant la campagne des contrats d'apprentissage de fin juillet 2024 au mi-octobre 2024.

MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITES :

• Production de documents et courriers par utilisation des logiciels appropriés

• Classement et archivage

• Tenue de planning sur support numérique, prise de rendez-vous, accueil et orientation de communications téléphoniques

• Délivrance de renseignements sur les activités du service, enregistrement et/ou traitement du courrier

• Travaux de reprographie

Gestion des contrats d'apprentissage :

• Inscription dès réception du contrat ou du projet de contrat de l'apprenti dans YPAREO avec le coût adapté

• Préparation et envoi des convocations, calendrier, fiches d'inscription etc….

• Gestion des dé-convocations

• Suivi administratif, certificat de scolarité, changement de situations administratives etc…

Communication des indicateurs demandés par les OPCO, heures de formation, effectifs, ruptures, réussite aux examens etc…

• Suivi administratif des ruptures de contrat

• Enquêtes éventuelles demandées par les OPCO

• Transmission des éléments de facturation

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

• Préparation des bilans intermédiaires et bilan de fin d'action

• Force de proposition pour l'amélioration de l'organisation de la gestion de l'activité

• Réalisation de la gestion administrative des sessions d'examen de la filière

• Assurance des temps d'accueil physiques et téléphoniques

Poste basé au CFA de Lagord

CDD de 3 mois à temps complet

salaire mensuel brut : 1936€

Dates prévisionnelles du contrat : à partir du 29/07 au 18/10/2024

SAVOIR

• Environnement et fonctionnement général des CMA

SAVOIR FAIRE

• Diffuser une information
• Gérer les priorités
• Utiliser les outils bureautiques de base
• Techniques de secrétariat
• Techniques de classement et d'archivage
• Capacités rédactionnelles

SAVOIR ETRE

• Discrétion
• Polyvalence
• Rigueur
• Esprit de synthèse
• Capacité de communication

Qui sommes-nous ?

La Chambre des Métiers et de l'Artisanat Nouvelle-Aquitaine (CMA NA) a une mission d'accompagnement des entreprises artisanales et des entreprises de proximité de leur création à leur transmission. Ses chambres de niveau départemental organisent des actions locales visant à aider et promouvoir le développement de l'artisanat. Elles sont le relai entre les différents acteurs économiques locaux.

La CMA NA est également un acteur majeur de la formation grâce à ses Centres de Formation et son offre de service dans le domaine de la Formation Continue. Son maillage territorial lui permet de déployer des valeurs fortes de proximité, engagement, esprit d'équipe, et d'écoute au service de ses clients.

La CMA Nouvelle-Aquitaine en quelques chiffres clés* :

· 1750 collaborateurs répartis sur 12 départements

· 37 points de contact

· 1 Organisme de formation certifié Qualiopi réparti sur 15 sites

· 12 CMA de niveau départemental

· 1er formateur d'apprentis en Nouvelle-Aquitaine

· 13 000 apprenants formés (soit 25% des apprentis de Nouvelle-Aquitaine)

*chiffres clés 2024