Assistant administratif secrétariat appel d'offres et travaux (H/F) Manpower

Manpower CABINET DE RECRUTEMENT LYON SPECIALISE recherche pour son client un Assistant administratif et secrétariat et secrétariat appel d'offres et travaux (H/F) à Communay 69360.

Sous la responsabilité de la Responsable Administratif et Comptable, l'assistant administratif et secrétariat (H/F) est en relation directe avec l'ensemble des intervenants de la société (les visiteurs, les collaborateurs interne groupe, l'exploitation de l'entreprise, le bureau d'études et la direction.
- Assister la Responsable Administratif et Comptable dans la gestion administrative de l'entreprise et notamment dans la constitution et l'envoi des dossiers d'appels d'offre ; des ressources humaines (formations, etc.).
- Assister le Responsable Technique Amiante / Resp. QSE groupe dans l'animation Qualité Sécurité Environnement (QSE) de l'entreprise et notamment par la saisie des indicateurs QSE (causeries de chantier, audit d'encadrement) ;
- La gestion des déclarations QUALIBAT ;
- La mise à jour et aide à la rédaction des documents / procédures interne.

En matière de secrétariat

Assurer l'accueil, l'intendance et le standard téléphonique de la société.
Commander les fournitures de bureautique.
Réceptionner et envoyer les courriers/colis de la société.
Mettre à jour l'affichage réglementaire dans les locaux.
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En matière d'appel d'offre

Extraire les dossiers d'appels d'offre et les trier selon les critères de la direction et du bureau d'études.
Constituer le dossier administratif demandé et collecter les éléments du chargé d'études (mémoire technique, offre de prix).
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En matière d'exécution des travaux
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??Préparer les classeurs de chantier.
?Créer les chantiers informatiquement sur l'outil de gestion interne (serveur / AMIANTE360).
?Envoyer les documents de chantier (Plan de Retrait Amiante) et courriers à l'administration concernée.
?Déclarer les chantiers à l'organisme à QUALIBAT

En matière de gestion du personnel

?Gérer, organiser et suivre les actions de formation
... En matière de gestion du personnel

Gérer, organiser et suivre les actions de formation.
Anticiper les formations et habilitations à renouveler.
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En matière de Qualité Sécurité Environnement
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?Mettre à jour les documents internes?
Saisir et animer les indicateurs QSE

?...
COMPETENCES REQUISES:
- Maîtrise des tâches de secrétariat : réception, accueil téléphonique, ...
- Maîtrise de l'outil informatique : logiciels de bureautique (tableur, traitement de texte, base de données), technique de numérisation, maîtrise d'internet.
- Bonnes connaissances en gestion administrative.
- Notions dans le secteur d'activité BTP / désamiantage.
- Réactif, disponible et doté d'une bonne faculté d'écoute et d'observation. Faire preuve également d'initiative, de rigueur, d'organisation et de discrétion.
- Savoir travailler en équipe.
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles.
- Aller collecter les informations dont il a besoin et avoir un bon contact avec ses différents interlocuteurs.
- Méthode de classement et d'archivage.