Assistant administratif H/F Entraide Union

Travail administratif :

• Suivi, classement et mise à jour des dossiers établissements

• Travaux d'intendance (copies, recherches tarifaires, réservations, commandes, …)

• Gestion des appels téléphoniques et agendas

• Prises de notes, rédactions de courriers, de comptes rendus et rapports

• Relecture et correction de documents

• Mise à jour d'une base de données sur les structures gérées par l'association (contacts, descriptifs, chiffres utiles,…)

• Aide à l'organisation de réunions et de séminaires (constitution de dossiers, contacts avec intervenants, intendance …)

• Mise à jour des tableaux relatifs aux documents obligatoires des établissements

• Suivi des validations par le Bureau associatif

• Suivi de l'activité des structures

• Aide au montage de dossiers (subventions, aides financières, appels à projet…)

Relation avec les établissements en lien avec les activités du pôle :

• Gestion des convocations (réunions, séminaires, groupes de travail …)

• Suivi administratif de l'intégration de nouvelles structures (INSEE, préfectures, ARS, Conseils départementaux …)

• Collecte des informations, suivi des relances et traitements des réponses (activité, ouvertures, fermetures, sondages, enquêtes…)

• Alerte échéances (outils loi 2002-2) et relances

• Communication des décisions des instances associatives

• Relais des demandes des établissements auprès du pôle

• Suivi des CVS

A titre temporaire (période de congés, maladie,…), tâches habituellement dévolues à d'autres fonctions :

• Accueil physique et téléphonique du public

• Ouverture, enregistrement et distribution du courrier entrant

• Enregistrement et envoi du courrier sortant

• Intendance des salles de réunion

• Commandes diverses

• Gestion des convocations, comptes rendus ou rapports de toutes réunions organisées par le siège

Compétences requises :

• Qualité relationnelle et travail en équipe

• Aisance rédactionnelle

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint)

• Maitrise des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)

L'Entraide Union anime un réseau diversifié de près de 60 établissements et services sociaux, sanitaires et médico-sociaux en Ile-de-France et Auvergne-Rhône-Alpes. Leur mission : accompagner des personnes en difficulté ou en situation de handicap ainsi que des enfants et adolescents placés par l'Aide Sociale à l'Enfance.