Assistant administratif du bâtiment H/F Aquila RH

L'agence Aquila RH recrute, pour le compte d'une PME spécialisée dans le bâtiment, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) BTP en CDI.

Dans ce rôle, vous aurez pour mission d'assister la direction dans la gestion courante des tâches administratives et de contribuer activement à la bonne organisation et au bon fonctionnement de l'entreprise.

Vos missions

• Gérer l'accueil physique et téléphonique en assurant une orientation claire et professionnelle des interlocuteurs.
• Superviser les tâches administratives quotidiennes, telles que la gestion des plannings et des documents du personnel, la coordination de l'agenda du dirigeant, ainsi que la mise à jour des tableaux de bord relatifs aux stocks de fournitures de bureau. Vous serez également chargé(e) du suivi des commandes, de la facturation, de la saisie des devis, la saisie des heures et du maintien des dossiers clients et fournisseurs à jour.
• Négocier les conditions tarifaires des contrats de fournitures et services avec les prestataires.
• Préparer les dossiers d'appel d'offres, en collaboration étroite avec le dirigeant, afin d'assurer leur conformité et leur soumission dans les délais.
• Organisation de déplacements, communication, préparation de réunions.

Pré-requis

• Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe, …)
• Maîtrise des processus administratifs liés aux chantiers (suivi des commandes, facturation, gestion des documents techniques).
• Normes et réglementations : Connaissance des réglementations spécifiques au secteur (ex : sécurité sur les chantiers, assurance, etc.).
• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, de la gestion des appels téléphoniques à l'organisation des réunions.
• Suivi financier : Aide à la gestion des comptes, suivi des factures et des paiements, relance des clients.

Profil recherché

• Vous justifiez d'une expérience solide d'au moins 2 ans dans un poste équivalent, idéalement dans le secteur de la construction.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques tels que Word, Excel et PowerPoint.
• Autonome et proactif(ve), vous êtes également apprécié(e) pour votre dynamisme et votre excellent sens du relationnel.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Recrutement en intérim, CDD et CDI de profils principalement CAP à Bac+2 dans les domaines du BTP du Transport & de la Logistique, de l'Industrie & de la Maintenance et du Tertiaire & des Services