Valence Romans Agglo - Assistant technico-administratif (h/f) Valence Romans Agglo

En votre qualité d'assistant(e) technico-administratif(ve) au sein de l'unité support de la direction Commune des Bâtiments et Ateliers Généraux, vous :

- Participez au bon fonctionnement de la Direction par la réalisation de missions d'ordre administratives, techniques et d'accueil.

- L'unité support est organisée par domaine d'intervention spécifique en fonction de la localisation des agents (Brel ou CTM), vous réaliserez donc les missions communes et les missions spécifiques « Brel » (décrites dans activités principales) et ponctuellement, vous pourrez également être amené à prendre le relai sur certain missions spécifiques « CTM » (décrites dans activités principales).

- Missions Communes : Accueil physique et téléphonique/ Suivi et appui administratif des services et de la direction / rédaction de process / accompagnement des nouveaux arrivants / organisation de réunions/ Mise à jour des différentes bases de données / organisation des EPA/ en lien avec la DCRH : gestion des congés, la gestion des autorisations, des campagnes de télétravail, suivi des grévistes, des dossiers pour les médailles, l'organisation des formations et suivi du plan de formations aide à la rédaction/ gestion des fournitures et des abonnements / gestion des panneaux d'affichage/ gestion des photocopieurs et du petit matériel (appareils photos, tablettes…)/ gestion des messageries génériques / Rédaction et suivi de documents administratifs (rapports d'activité, Donut, bilan d'activité etc..) / Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ou documents / diffusion ainsi que le classement et l'archivage de tout type de documents…

- Missions spécifiques BREL : gestion du courrier (enregistrement, distribution et gestion sous Acropolis) / constitution et suivi des parapheurs / organisation de la préparation budgétaire / aide à la gestion des agendas de la direction…

- Missions spécifiques CTM : saisie et suivi des demandes d'interventions urgentes/ /saisie des congés (de l'ensemble des agents) / gestion du prêt de véhicules en lien avec le garage / distribution et suivi des cartes carburant (de la commande à la facturation, imports + exports des données), des cartes de lavage, des badges d'accès / gestion des avis de contravention / assistance (téléphone rouge) pool de véhicules / valorisation des travaux en régie (extractions pour les finances) /suivi des refacturations dans le cadre des conventions /appui rédactionnel des marchés publics / Suivi et gestion des différentes taxes (à l'essieu ...) …

Techniques mises en œuvre :

- Connaissance de l'environnement du poste : les services et leur organisation ainsi que les différents interlocuteurs,

- Techniques liées à l'accueil physique et téléphonique,

- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage…

- Techniques et capacités rédactionnelles,

- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (Astech, SA Systèmes, Pack Office, Outlook, Webdelib, Chronotime …),

- Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet,

- Notions réglementaires dans le domaine d'activité de la direction

Conditions d'exercice :

- Rattachement hiérarchique au responsable de l'unité support

- Contact avec du public

- Relations internes et externes

- Travail sur écran.

- Bureau partagé

- Confidentialité

Attendus du poste :

expérience de + de 3 ans sur des missions équivalentes

Valence Romans Agglo est une Communauté d'agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.

Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l'esprit d'entreprendre.

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