Adjoint·e en gestion administrative pour l'école graduée SESAM Université de Lille

Lieu de travail : Université de Lille, Cité Scientifique SH1

Service : École Graduée SESAM, Direction appui à la recherche

Durée du contrat : 1 an (Contrat à Durée Déterminée réservé aux agents contractuels)

Missions principales :

• Gestion administrative des inscriptions via l'application ADUM.

• Mise en place et gestion des formations (ADUM).

• Accompagnement des doctorants dans leurs démarches administratives.

• Participation à l'élaboration et la gestion du budget (SIFAC/OSE/VAC PRO/gestion des services enseignants).

• Contribution aux actions de l'École Graduée SESAM.

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.

• Réaliser les opérations de gestion courante liées au domaine d'activité de la structure.

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière).

• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser.

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

• Traiter et diffuser les informations relatives au fonctionnement de l'unité.

• Organiser la logistique des réunions, séminaires et colloques.

Activités spécifiques :

• Organiser et alimenter les bases de données.

• Assurer la gestion logistique des formations dispensées par l'École Graduée SESAM.

• Gérer et suivre le budget de l'École Graduée.

• Saisir les services enseignants sur l'application dédiée.

• Être référent(e) OSE pour les demandes de mise en paiement des heures d'enseignement.

• Recrutement des vacataires via l'application VAC'PRO.

Compétences requises :

Connaissances :

• Techniques de communication orale et écrite.

• Techniques de gestion administrative et secrétariat.

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement.

Savoir-faire opérationnels :

• Maîtrise des outils bureautiques.

• Savoir appliquer les réglementations applicables au domaine.

• Capacité à trier, hiérarchiser et classer les informations.

• Capacité à travailler en équipe et à gérer la confidentialité des informations.

Savoir-faire comportementaux :

• Bonne capacité d'écoute et de dialogue.

• Adaptabilité, rigueur et sens des priorités.

• Pédagogie et capacité à s'adapter à différents interlocuteurs.

Domaines de formation et expériences souhaitables :

• Niveau B1 en anglais ou autre langue étrangère, à l'écrit et à l'oral.

• Expérience souhaitée de l'outil SIFAC.

Conditions particulières d'exercice :

• Bureau partagé avec la coordinatrice.

• Travail sous l'encadrement de la coordinatrice.

• Un tuilage (formation) avec la personne occupant précédemment le poste sera assuré.

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