Agent de gestion administrative à la Direction RH CHIVA

Descriptif, environnement, place dans l'organisation :

Dans le service dirigé par le Directeur chargé des ressources humaines et animé par l'adjoint au DRH, le secrétaire administratif RH participe aux activités de gestion RH dans le respect du cadre réglementaire et de la politique RH de l'établissement.

A ce titre, il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation en place. Il assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service.

Missions principales :

- Accueil et prise en charge des personnes (agents, patients, usagers , … ) ,

- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,

- Gestion administrative relative au domaine d'activité,

- Traitement des candidatures en lien avec notre logiciel de gestion Beetween: publication des offres d'emplois, réception et enregistrement des candidatures, programmation des entretiens, rédaction et envoi des courriers réponses

- Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers

- Exécution de travaux administratifs courants (vérification de documents, frappe et mise en forme de courriers, suivi de dossier administratifs, … ) ,

- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers,

- Gestion de la prise de notes lors de réunions, rédaction des comptes rendus,

- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage),

- Gestion et organisation des agendas du Directeur des Ressources Humaines (DRH), du Coordonnateur Général des Soins (CGS), de la Directrice des Soins (DSI), et de la Directrice des Opérations (DOP), et de l'attachée d'administration adjointe au DRH,

- Organisation et planification des réunions avec ou sans visioconférence, avec réservation de salle selon nécessité,

- Classement et archivage (papiers/fichiers informatiques),

- Gestion de la distribution mensuelle des bulletins de paie,

- Gestion des préavis de grève nationaux et locaux des organisations syndicales représentatives de l'établissement,

- Traitement des commandes de fournitures de bureau (via l'application COPILOT), gestion du stock.

Liste de tâches non exhaustive

Missions spécifiques :

Gestion de l'organisation des instances représentatives du personnel (CSE, F3SCT, CAP)

- Gestion des réservations de salles en fonction du calendrier prévisionnel préalablement défini,

- Mise en œuvre de l'enregistrement audio lors des séances,

- Mise en forme des ordres du jour (ODJ) des instances en lien avec La présidente de l'instance et le Directeur des ressources humaines,

- Diffusion des convocations, des ODJ, et des bordereaux aux membres des instances, dans le respect des délais réglementaires,

- Préparation des feuilles d'émargements et des fiches « avis »,

- Adressage des enregistrements audio au prestataire dans le cadre de la rédaction des procès-verbaux,

- Gestion du suivi des Procès-Verbaux : correction et validation.

Liste de tâches non exhaustive

Diplôme(s) ou expérience exigé(s) :

Diplôme de niveau 4 : Bac ou équivalent.

La maîtrise de l'outil bureautique est indispensable (traitement Word, Excel, power point).

Expérience requise : 5 ans minimum sur un poste similaire.

Savoir-être :

- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés et s'adapter aux différents environnements.

- Organisation, gestion des priorités et anticipation, réactivité et adaptabilité : pour pouvoir mener à bien ses missions d'assistanat classiques, intervenir avec facilité sur des dossiers transverses, s'adapter à des environnements très divers et aux différents interlocuteurs.

- Sens du service, discrétion professionnelle, loyauté et respect de la confidentialité : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction et gagner la confiance de son manager.

- Sens de l'organisation et de la rigueur : pour prioriser et gérer plusieurs tâches en même temps sans faire d'erreurs.