Gestionnaire des applications de scolarités UNIVERSITE PARIS 8

Effectuer le paramétrage des applications de scolarité (Admission Post-Bac,

Candidatures Paris 8, API, Assistance étudiants P8, Admission/Inscription,

ApoWeb, RéinsWeb, PJ-Web, Rendez-vous, PEPSISE…).

▪ Faire des tests avant la mise en service des applications de scolarité et en cas de

mises à jour ou d'évolution majeure.

▪ Participer au déploiement des nouveaux outils dans les composantes et/ou services

concernés avec l'appui des différents acteurs (Directeurs de la scolarité,

Responsable de la cellule Applications de la scolarité, utilisateurs, DSI,…).

▪ Veiller au respect des calendriers et des délais fixés pour l'installation des

nouveaux outils et pour l'ouverture des applications lors de chaque campagne

d'admission et d'inscription.

▪ Suivre et mettre à jour régulièrement les données saisies dans les applications.

▪ Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies dans les applications.

▪ Participer à la formation des utilisateurs (Formation en groupe, et si besoin,

formation individuelle).

▪ Concevoir des guides à destination des utilisateurs et des usagers.

▪ Assurer l'assistance des utilisateurs internes à l'université. Se déplacer

éventuellement dans les composantes ou les services.

▪ Participer à la veille technique et réglementaire.

▪ Participer à des réunions périodiques avec l'équipe et les responsables

hiérarchiques.

▪ Venir en appui aux différentes équipes de la Direction de la scolarité pour préparer

la campagne d'inscription administrative (Paramétrage et tests des applications

ApoWeb, RéinsWeb, Service numérique pour le dépôt des pièces justificatives en

ligne, application Rendez-vous…).

▪ Assister les usagers pour l'utilisation des applications, notamment lors des phases

d'admission. Accueillir, répondre aux questions des usagers par téléphone ou via

l'application Assistance étudiants P8.

▪ Assister les étudiants rencontrant des difficultés techniques lors de leur inscription

administrative en ligne. Présence dans la salle informatique au bâtiment C lors de la

campagne d'inscription en juillet, septembre et octobre (Présence à tour de rôle avec

les autres collègues de la cellule Applications de scolarité).

▪ Venir en appui aux Bureau des inscriptions pour corriger les anomalies

d'inscription administrative remontées par l'application PEPSISE.

▪ Mettre à jour le site internet de Paris 8 au niveau des pages dédiées à la scolarité

des étudiants.

▪ Connaissance des différentes procédures d'admission et d'inscription en vigueur à

Paris 8.

▪ Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université, des différents

services et tout particulièrement des composantes.

▪ Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8.

▪ Connaissance de l'application Apogée et de son fonctionnement, principalement

dans le domaine lié aux inscriptions administratives. Cette compétence peut être

acquise par des formations internes.

▪ Maîtrise des outils bureautiques (Pratique avancée d'Excel).

▪ Adaptation à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmission des

connaissances.

▪ Savoir concevoir des procédures et des systèmes adaptés aux besoins.

▪ Maîtrise de la réglementation.

▪ Savoir faire preuve d'autonomie et capacité à travailler en équipe.

▪ Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et

composantes.

▪ Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités.

▪ Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation.

▪ Faire preuve de rigueur et de méthode.

▪ Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l'état

d'avancement des activités

▪ Contrainte spécifique :

Horaires décalés en période d'inscription en juillet et septembre, et éventuellement,

fort accroissement d'activité durant cette période.

Important

Il n'est pas nécessaire d'être informaticien pour occuper ce poste. Il faut surtout

être à l'aise avec l'utilisation des logiciels et applications informatiques.

Il est principalement demandé d'effectuer un paramétrage fonctionnel des outils

informatiques (comprendre le fonctionnement des applications puis saisir des

données qui permettront aux utilisateurs de travailler avec ces outils), de préparer

des guides et de former les utilisateurs. Le paramétrage technique est effectué par la

Direction du système d'information (DSI).

L'Université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités et compte 22500 étudiants.

Elle est depuis 2020 coordinatrice d'une université européenne, European Reform Universtiy Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). ERUA regroupe l'université Paris 8, l'université de Constance, l'université de Roskilde, l'université de la mer Égée et la Nouvelle université bulgare.