Gestionnaire service des affaires générales (F/H) UNIVERSITE DE MONTPELLIER

Activités :

1) Gestion RH : Gérer les personnels BIATS et enseignants :

- Préparer le recrutement administratif des différents personnels

- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels (congés maladies, avancements, promotions, dossiers de retraite et dossiers de validation des services auxiliaires…)

- Suivre les dossiers des tuteurs

2) Gestion matérielle et administrative :

- Traiter l'information à transmettre à l'équipe de direction

- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Préparer les conseils d'IUT, comités de direction, jurys et réunions diverses

- Réaliser des courriers administratifs, internes et externes

- Alimenter les tableaux de bord et en assurer le suivi

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion

- Rédiger des comptes rendus (PV de conseils et réunion)

- Communiquer les délibérations des différents conseils aux directions référentes UM

- Rédaction et suivi des conventions de partenariat et d'occupation des locaux (assurer le lien avec les Directions centrales référentes)

- Suivi des concessions de logement

- Assurer l'intermédiaire entre les différents utilisateurs de l'IUT

- Assurer la diffusion de notes sur le fonctionnement de l'IUT : période de fermetures, horaires, utilisation des véhicules

- Veiller à transmettre et mettre à jour les documents réglementaires pour les associations étudiantes en lien avec le service communication

- Mise à jour des documents liés à la sécurité /sureté (cellule de crise…)

- Classer et archiver des dossiers et documents

- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

- Informer et accompagner les interlocuteurs dans leurs démarches

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

- Gestion du courrier de l'IUT

- Organisation matérielle des évènements institutionnels / soutien logistique / protocole

- Réservation des locaux

- Participation à l'organisation des différentes élections de la composante

- Gestion des activités commerciales de la composante (location des locaux / AOT)

- Organisation et suivi archivage de l'IUT

- Suivi du parc des photocopieurs et reprographie / CFC

- Suivi du parc de véhicules, de leur entretien et de leur utilisation en lien avec le service logistique

- Organisation des navettes courrier

- Missions ponctuelles d'accueil

Savoir :

• Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de l'IUT

• Connaître son environnement et les réseaux professionnels

• Maitriser les techniques d'élaboration de documents

• Maitriser les outils numériques en ligne et les techniques de communication (Maitrise du Pack Office)

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe

• Capacité à mettre à jour ses connaissances en fonction de l'évolution administrative

• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir-être :

• Discrétion : savoir respecter la confidentialité des informations

• Être organisé

• Avoir le sens des responsabilités, être autonome dans l'organisation du travail

• Être rigoureux et faire preuve de fiabilité

• Faire preuve de sens relationnel (goût du contact, sens de l'accueil et de l'écoute)

• Faire preuve de disponibilité et de patience

• Faire preuve d'adaptabilité et de souplesse

• Être dynamique

• Faire preuve de polyvalence

• Faire preuve d'esprit d'initiative et d'ouverture

• Faire preuve d'esprit d'équipe et de collaboration

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h05)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : 1815€ brut / 1460€ net estimé

Prise de poste : Septembre

Type de contrat : CDD

Durée du contrat : 12 mois

Date de clôture : 11/07/2024

Une université d'excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

Une université engagée

En lutte contre toutes les formes de discrimination, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. L'UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Institut Universitaire de Technologie de Nîmes (IUT Nîmes)

Environnement de travail : L'IUT de Nîmes est une composante de l'Université de Montpellier qui accueille 1200 étudiants sur un campus de 5 hectares répartis sur 5 départements d'enseignement.