Adjoint(e) en Gestion administrative Département des langues F/H - 190 UNIVERSITE TOULOUSE III

Missions du poste :

- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité du Centre de Ressources en Langues et de la cellule de certification ;

- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du Centre de Ressources en Langues et de la cellule de certification ;

- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Activités principales :

→ Information et accueil (CRL)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner et traiter le courrier du Centre de Ressources en Langues et de la Cellule de certification
- Classer et archiver des documents

- Renseigner les usagers sur l'offre du Centre de Ressources en Langues et les conseiller sur le choix des activités

- Fournir le matériel et donner les consignes nécessaires à la passation du test de positionnement (ELAO)

- Participer à l'accueil des tuteurs du Centre de Ressources en Langues et être leur interlocutrice au quotidien

- Saisir les évènements sur la plateforme de réservation du Centre de Ressources en Langues (RésaToul') et assurer la diffusion des informations sur ces événements auprès des étudiant.e.s et du personnel de l'université, saisir la présence des participants sur RésaToul' et Moodle
-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du Centre de Ressources en Langues

→ Rédaction de documents

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit

→ Opérations ponctuelles

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le Centre de Ressources en Langues et la cellule de certification : conventions de stage, état des sommes dues…

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

- Mettre à jour chaque semestre les différents documents, liens, outils en relation avec le Centre de Ressources en Langues en préparation de la rentrée suivante

- Contribuer à la réalisation des missions du département en cas de pic d'activité ou de l'absence d'un membre de l'équipe

- Administrer et/ou les certifications en langues dispensées du DDL

Informations complémentaires :

Amplitude horaire importante éventuelle / Horaires de travail adaptés aux horaires d'activité du département

Conditions générales du poste :

· Catégorie du poste : C

· Corps de recrutement : Adjoint ou Adjointe en gestion administrative

· Quotité de travail : 100%

· Date de prise de fonctions souhaitée : 01/01/2025

· Poste ouvert uniquement aux contractuels

· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois

· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2

· Rémunération : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (163 €)

· Localisation géographique : 118 route de Narbonne, 31400 Toulouse

Connaissances :

Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication

Langue Anglaise : B1-B2 (CECRL)

Savoir faire technique :

Accueillir et prendre des messages
Enregistrer, classer et archiver des documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (Résatoul', Moodle, Facebook…)
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel…)

Savoirs comportementaux :

Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel et de communication

Rigueur

Respect des consignes réglementaires

Polyvalence

Possibilité de service partagé

Soutien et entraide avec le reste de l'équipe

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun

• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

• Contributions à la complémentaire santé

• Subvention restauration collective

• Chèques vacances

• Service social

• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

• Activités sportives et culturelles

• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)

• Télétravail possible en fonction du poste

• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d'aménagement du temps de travail

• Crèche

• Formations

Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier (http://www.univ-tlse3.fr) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

Mission du Département des Langues

- Dispenser des enseignements de langues dans les composantes suivantes : FSI, F2SMH, Santé

- Proposer aux étudiant.e.s des ressources et des activités en langues étrangères complémentaires aux enseignements de langues dans le cadre du Centre de Ressources en Langues (CRL)

- Assurer la mise en œuvre de la certification en anglais

La responsable est placée sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services Adjoint en charge de la Formation et de la Vie Universitaire.