Techicien-ne en gestion administrative UNIVERSITE DE LILLE

Missions

Placée sous la responsabilité de la directrice administrative, le/la secrétaire-gestionnaire contribue à la gestion administrative et financière de l'Unité INFINITE.

Activités principales et associées

- Établir les commandes, les réceptionner, assurer la transmission au destinataire et le suivi avec les fournisseurs
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les
procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou
ressources humaines
- Organiser les missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, gestion

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l'Unité, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques

CDD de 2ans poste ouvert aux contractuels

Domaine de connaissances

- Organisation et fonctionnement d'une unité de recherche
- Organisation et activités des tutelles de laboratoires mixtes de recherche scientifique
- Procédures administratives des organismes publics
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Statuts des EPST et des établissements d'enseignement supérieur
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable
- bonne capacité rédactionnelle en français
- Comprendre, s'exprimer et lire en anglais : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir faire opérationnels

- Savoir planifier et hiérarchiser les tâches selon les contraintes et les échéances
- Maîtriser les logiciels de bureautique : Word, Excel, PowerPoint
- Utiliser les logiciels de gestion financière (Safir et Sifac) et les outils de réservation (transports, hôtels)
- Savoir communiquer avec les interlocuteurs internes et externes
- Savoir rendre compte
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe

Savoir faire comportementaux

- Excellentes qualités relationnelles
- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, fiabilité
- Autonomie, polyvalence, réactivité, disponibilité
- Discrétion, respect de la confidentialité

Conditions particulières d'exercice:

• Multiplicité des interlocuteurs et des logiciels | • Polyvalence, disponibilité, adaptabilité | • Adaptation aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d'utilisation des crédits |

• Flexibilité possible des horaires de travail selon évènements

Domaines de formation souhaités

• bac +2
• expérience de gestion et pilotage en laboratoire de recherche multi-tutelles

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.